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Témoignage – L’école WebForce 3 a fait totalement basculer ses cours sur Internet en quelques jours seulement

Un vrai défi ! Et une vraie réussite pour ce réseau d’écoles qui ne délivrait ses cours qu’en présentiel. La crise l’a forcé a adopter Internet. Solutions Numériques a interviewé Nicolas Chagny, son directeur général. 

Le réseau d’écoles, qui forme en quelques mois des personnes novices mais motivées au code et au marketing digital mais aussi des techniciens systèmes et réseaux, a basculé toutes ses sessions de formation à travers la France en téléprésentiel pour près de 350 apprenants. L’opération, un changement pourtant radical, n’a pris que quelques jours, s’appuyant en partie sur l’expérience précédente menée en région parisienne au moment des dernières grèves des transports.

Nicolas Chagny

« Nous avons la chance d’être une entreprise jeune, nous sommes nées en 2014. Toutes nos manières de faire sont par nature à distance. Nous avons différents sites en France et nos collaborateurs sont nés dans cette agilité », pose en préambule Nicolas Chagny, le directeur général de l’école.

Un environnement existant
Le passage du présentiel au distanciel a été toutefois un challenge, puisque l’école s’appuie uniquement sur des formations en salle avec des cours entre 12 et 18 apprenants. Les grèves de décembre 2019 ont été « une forme de répétition ou de préparation au basculement« , l’école ayant à l’époque testé différentes possibilités et solutions. Par ailleurs, l’école a un « avantage » : sa propre plateforme sur laquelle « les apprenants ont accès aux fiches de révision, au contrôle continu et communiquent avec l’école ».
Dans les tests réalisés en décembre, WebForce3 a choisi la plateforme de visioconférence Zoom « pour sa robustesse et sa stabilité », car elle permet d’accueillir un grand nombre de personnes en même temps, ainsi que pour « la diversité des moyens d’accès » : ligne téléphonique, Android, iOS, Linux, PC, Mac…
 
La mise en place du plan de continuité
Avant l’annonce du confinement, entendant des rumeurs sur la fermeture des établissements d’enseignement, l’école décide de « préparer l’infrastructure à distance dès le jeudi 12 mars au cas où, pour toutes les sessions en cours Paris-Ile-de-France. » Avec l’annonce du président de la République de la fermeture effective des écoles, collèges, lycées et universités le jeudi soir, « nous avons changé notre fusil d’épaule. Nous avons suréquipé nos salles Zoom car nous en manquions pour l’ensemble de nos sessions et, dans la nuit du jeudi au vendredi, nous avons upgradé notre infrastructure chez Zoom pour être prêts pour l’intégralité des sessions. » Un comité de direction de crise le vendredi matin à 9h30 part du principe que « même si le président de la République n’a pas annoncé la fermeture des organismes de formation, inéluctablement, dans les 3/4 jours à venir, cela serait le cas ».
 
Technique, communication et support

L’école prend donc les devants et à 11 heures ce même jour, elle fait passer une note : dès le lundi 16 mars, tous les accueils physiques des centres de formation seront fermés. « Nous avons continué la préparation le vendredi et le week-end pour être prêts dès le lundi matin sur l’infrastructure – avoir assez de licences pour toutes les cessions de cours, accès cryptés et partagés, etc. -, et sur la communication pour informer tous les étudiants. Le vendredi, dans toutes les écoles, nous sommes allés physiquement informer nos étudiants du basculement. Notre équipe en charge des formateurs a fait la même chose avec les enseignants, tous indépendants ». Dernier pan du plan mis en place le week-end : le support technique, avec la création d’un numéro de support téléphonique national pour toutes les écoles, ouvert dès le lundi matin pour répondre aux éventuels problèmes avec la plateforme. Une dizaine de personnes se mobilise pour répondre à ce numéro et orienter les étudiants. Un email de support technique est également mis en place. « Durant le week-end, nous avons produit également un certain nombre de documentations et de tutoriels pour faire en sorte que les formateurs disposent de trucs et astuces sur la formation en ligne, et apprennent à optimiser leur matériel. »

La continuité pédagogique et l’ouverture de nouvelles classes
 
La preuve que tout fonctionne bien, dans la semaine du 16 mars, l’école démarre deux nouvelles classes, et les 23 et 24 mars, l’école ouvre trois nouvelles sessions directement en ligne (« Référent Digital » et « Développeur Web et Web mobile »), avec 60 nouveaux étudiants. Le 24 mars, la plateforme a accueilli ainsi simultanément 450 élèves. Une autre classe va être ouverte et Nicolas Chagny prévoit des pics à 470-490 étudiants. 
Inévitablement, l’école a été confrontée à certains écueils : des problématiques de connexion des étudiants et de matériel. Mais ces derniers « ont pu être résolus avant le confinement », précise le dirigeant. « Nous avons prêté du matériel quand cela était possible« . Et si quelques étudiants ont pu tout de même abandonner les cours faute de matériel adéquat, « nous les accompagnons pour qu’ils puissent reporter leurs cours sur des sessions ultérieures et ne perdent pas leurs droit à leur formation, en discutant avec leur financeur, Opco ou Pôle Emploi. »
 
 

WebForce3 en chiffres 

-50 écoles partout en France métropolitaine et outre-mer
-5 000 étudiants formés en 6 ans
-90 % de sorties positives vers l’emploi : 60 % en CDI ou CDD, 15 % en indépendant et 15 % en stage ou poursuites d’études.

 
 

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