Le groupe Sade est un spécialiste français de la conception, construction, réhabilitation et entretien des réseaux et des ouvrages qui leurs sont associés. Il est implanté dans une douzaine de pays. Pour la numérisation de ses entretiens RH, il a choisi de recourir à HR Process, application d’ADP, en plus du système de gestion du capital humain ADP Link, dont il était déjà utilisateur.
ADP Link lui permet de digitaliser ses processus RH et paie. ADP Link alimente, par exemple, le système de gestion des temps et activités (GTA) et permet de gérer le parcours du collaborateur au sein de l’organisation de l’embauche jusqu’au départ. Les données de paie sont, quant à elles, fiables et actualisées. Ce service unique dispose, par ailleurs, d’une veille légale permettant d’actualiser automatiquement les processus et d’en assurer la conformité. Les salariés bénéficient de l’accès à un coffre-fort numérique pour leur bulletin de paie et l’intégralité de leurs documents RH.
Une application RH complémentaire au système de paie
Face à la nécessité de digitaliser la gestion des entretiens d’évaluation annuels et professionnels de ses collaborateurs en France et sachant qu’ADP propose des solutions RH qui s’interfacent au système ADP Link, l’entreprise a décidé de recourir à HR Process. Application RH complémentaire au système de paie, HR Process permet notamment de gérer les entretiens RH et la révision salariale. L’outil est paramétrable, donc particulièrement adapté pour les très grandes entreprises.
Testée sur un site pilote à partir de 2017, HR Process a ensuite été généralisée en 2020 aux 23 filiales, soit 6 000 salariés. Ayant recours à la solution tout d’abord pour ses entretiens d’évaluation annuels, le groupe l’a ensuite utilisée également pour ses entretiens professionnels, ceux-ci devant obligatoirement être organisés tous les 2 ans afin de recenser les besoins en formation des collaborateurs.
Des campagnes pour des habilitations spécifiques
HR Process permet aussi à l’entreprise de mener des campagnes pour les habilitations nucléaires. Les salariés travaillant sur des sites nucléaires doivent, en effet, être habilités via des entretiens et des validations spécifiques pour pouvoir exercer leurs fonctions. « Nous sommes une entreprise de travaux publics, et qu’il s’agisse de participer à la conception, la réhabilitation ou l’entretien de réseaux d’eau ou d’énergie, ou encore d’intervenir au niveau de diverses infrastructures, nous avons parfois des collaborateurs amenés à exercer sur un site nucléaire. Nous avons besoin des habilitations nucléaires pour ces collaborateurs, car les règles sur de tels sites sont très strictes. C’est en fait à l’occasion de la campagne annuelle d’entretiens que nous traitons le volet nucléaire : on profite de ce moment privilégié en face à face avec le salarié », explique à Solutions Numériques Loïc Héaulme-Laverne, DRH de la Sade.
« L’habilitation est obligatoire et elle contient une visite médicale, la validation de compétences et un questionnaire. Cette validation et le questionnaire sont réalisés à travers la solution HR Process », nous détaille Emna Benzarti, chef du département Paie & SIRH.
Des « mini CV » pour répondre aux appels d’offres
Enfin, une fonctionnalité nommé « mini CV » est utilisée pour générer automatiquement des CV afin de répondre aux appels d’offres : les profils et le suivi de carrière des collaborateurs y sont centralisés, notamment la liste des chantiers sur lesquels ils ont travaillé. « Lorsque nous répondons à des appels d’offres, on se doit de justifier de certaines compétences et de disposer des collaborateurs capables de réaliser les travaux en question. Pour répondre à cela, le générateur de mini CV permet de mettre rapidement les compétences requises en avant », précise Loïc Héaulme-Laverne.
Emna Benzarti ajoute que « le fait de regrouper et de centraliser l’ensemble des données liées à nos collaborateurs permet cette génération automatique et cela représente donc un réel gain de temps pour nos fonctions RH et paie. »
Carlos Fontelas De Carvalho, président d’ADP en France et en Suisse, nous informe que cette fonction disponible dans HR Process « est bien spécifique pour la Sade », mais que d’autres clients leur « ont fait la même demande« .
Sur un schémas similaire, les habilitations nucléaires sont « un spécifique » pour Sade explique Carlos Fontelas De Carvalho. Mais de préciser : « Nous avons d’autres campagnes sur d’autres sujets pour nos autres clients. HR Process permet de créer tout type de workflow. »
De façon plus globale, le dirigeant explique : « Nous allons vers une digitalisation de l’ensemble des processus RH. HR Process permet la réutilisation native de l’ensemble des données pour chaque processus, par exemple la visualisation des souhaits de mobilité géographique ou professionnel dans le cadre d’un comité carrière. Cela a d’autant plus de sens pour les grands comptes qui ont des besoins spécifiques. »
Le groupe voit plusieurs gains à la mise en place de la solution. Il met en avant un suivi d’avancement clair, disponible pour chaque entretien réalisé. L’entretien est ensuite enregistré dans un historique, puis signé électroniquement. L’accès aux données est très utile pour créer des campagnes de sensibilisation favorisant ainsi l’amélioration en continu. Les chiffres sont accessibles directement et en temps réel sans avoir besoin de demander à un collaborateur de fournir l’information. Ainsi, il représente à la fois un outil de suivi pour chaque collaborateur, de supervision grâce à l’historique et de modernisation avec la signature électronique en fin de processus.
Un accompagnement sur mesure
Afin que l’implémentation de HR Process soit un succès, les personnes ayant travaillé à sa mise en place ont bénéficié d’un accompagnement sur-mesure de la part d’ADP. Alors que la Sade mène actuellement sa 5ème campagne d’entretiens professionnels, cette digitalisation constitue une évolution importante pour un tel groupe, l’utilisation du module impliquant un véritable changement pour l’organisation et pour certaines catégories de collaborateurs. La conduite du changement s’est révélée en effet plus complexe pour les petites filiales où l’accompagnement est plus long et spécifique, tout particulièrement auprès des salariés oeuvrant sur des chantiers, souvent moins à l’aise avec les outils numériques car ne travaillant pas au quotidien avec un ordinateur. La communication interne et les équipes formations du projet ont mis à disposition des salariés des supports et des tutoriels, une page dédiée a été mise en ligne sur l’Intranet, et des formations sur mesure ont été organisées avec le déplacement des équipes RH régionales sur le terrain… Une hotline au niveau du siège a également été instaurée avec un système de ticketing permettant aux collaborateurs de faire remonter leurs questions. A la fin de l’année 2021, le taux d’adhésion et d’acceptation de l’outil était de 70 %.
« A l’avenir, nous avons l’intention de poursuivre notre partenariat avec ADP et la solution ADP Link pourra venir alimenter d’autres applications », assure Emna Benzarti. « Dans tous les cas, ce sont les données de paie, donc d’ADP Link, qui sont les plus à jour et les plus exactes ; elles constituent le socle pour alimenter une autre application », ajoute Héaulme-Laverne, sans en dire davantage.
Carlos Fontelas De Carvalho met en avant sa boutique d’applications RH en ligne. « ADP Marketplace offre un ensemble de solutions proposées par ADP et ses partenaires, qui se connectent en toute simplicité et en toute sécurité grâce à des API. Cela permet de répondre à tous les enjeux de gestion du capital humain de nos clients. »
