L'ère de la digital mailroom et du SaaS

Les offres de LAD et de RAD (reconnaissance automatique de document) s'imposent lorsque le courrier est un élément stratégique des activités de l'entreprise. On les retrouve le plus souvent dans une salle de courrier dématérialisée ou salle de courrier numérique. Plutôt réservée à l'origine aux secteurs des banques et des assurances qui gèrent quotidiennement des centaines de milliers de courriers clients, la digital mailroom s’est démocratisée. Elle séduit désormais d’autres secteurs d'activité comme les administrations, l'industrie, le transport ou les télécoms, et s'adresse de plus en plus à des organisations traitant quelques centaines de courriers par jour. La salle de courrier numérique repose sur une plateforme logicielle de dématérialisation et de traitement automatique du courrier entrant. Elle effectue la numérisation de la totalité du flux entrant, puis le tri et l'indexation des documents par typologie et, enfin, leur distribution sous forme numérique aux destinataires. “Dans une salle de courrier traditionnelle, on réceptionne des sacs postaux, on ouvre les enveloppes, on trie le courrier et on l’achemine vers son destinataire” illustre Vincent Ehrström. “Dans une salle de courrier dématérialisée, il n'y a plus de distribution physique du courrier mais des scanners de volume qui effectuent une numérisation au point de contact. La solution logicielle a ensuite la capacité d'effectuer la collecte des documents, l'identification du type de document et sa structuration, l’extraction des données et le cas échéant, de déclencher une action, par exemple une transaction liée au contenu du document”. Le fonctionnement d'une digital mailroom est en théorie simple, mais il s’accompagne de technologies pointues dont les performances déterminent la rentabilité de la solution. Qu’elles soient ambitieuses ou plus modestes, les activités courrier peuvent être déportées et s'appuyer sur un mode SaaS. En comparaison d'une solution exploitée en interne, l'organisation ne subit pas de changement. “La même personne chargée d'ouvrir le courrier utilise un scanner dédié et une application conçue pour minimiser la résistance au changement”, explique Xavier Lainé, le président de Primobox. “Elle va numériser le courrier et se retrouver devant un écran où elle va positionner par simple drag & drop le document dans la corbeille de la personne concernée ou l'intégrer dans un workflow s’il y a traitement spécifique à faire sur le courrier. Différents scénarios sont définis en amont en fonction de la typologie du courrier et, tout cela, à partir de menus déroulants. Tous nos outils de LAD et de RAD sont mutualisés mais personnalisés : chaque entreprise peut avoir une application de gestion de son courrier adaptée à son activité, d’où l’importance pour elle d’identifier correctement tous ses process”.