L’Agence pour l’Informatique Financière de l’État (AIFE) optimise ses échanges de documents grâce à un logiciel open source et souverain.
Rattachée au ministère de l’Économie et des Finances, l’Agence pour l’Informatique Financière de l’Etat (AIFE) oriente et accompagne la modernisation de la fonction financière. Elle a en charge la cohérence du Système d’Information Financière de l’Etat (SIFE) dont elle définit et met en œuvre la stratégie.
“La GED est un outil central pour l’AIFE, car nous l’utilisons pour l’ensemble de nos projets (conception, maintenance et support), relate Catherine Giraud, responsable du département processus méthodes et outils au sein de l’agence. La solution que nous avions adoptée dans les années 2010 n’avait pas emporté l’adhésion des utilisateurs pour diverses raisons : contexte peu favorable, défaut de sponsoring et d’accompagnement, solution peu ergonomique. En 2016, nous avons décidé de sonder le marché pour changer de solution et déployer un nouvel outil de GED ».
“Notre principal objectif était de faciliter le partage des documents entre tous les acteurs projets et maintenance (AIFE, prestataires) sur une plateforme unique, pour suivre les diverses modifications, les versions et les étapes de traitement », explique la reponsable.
Gagner en ergonomie et améliorer la collaboration
Après avoir étudié une solution, qui avait convaincu l’agence en termes de fonctionnalités, mais montrait quelques limites liées à l’ergonomie, la notion de workflow, ou encore le moteur de recherche, les recherches s’élargissent. L’agence découvre la plateforme GoFAST de CEO-Vision, en open source, ce qui l’inscrit dans la stratégie soutenue par l’administration. Vec cette solution, l’agence peut également mettre en place différents workflows de validation des documents (de conception, demandes d’évolutions et études d’impact). « Par exemple, les collaborateurs reçoivent automatiquement des alertes et notifications lorsqu’un prestataire a livré un document et qu’ils doivent le relire et le valider. GoFAST nous permet de gagner en temps, en efficacité et en fiabilité grâce à la traçabilité qu’offre la plateforme de digital workplace. » Catherine Giraud indique aussi avoir gagné en efficacité dans la gestion de la documentation, « car la plateforme évite toute création de doublons. Nous avons accès à toutes les versions d’un document au même endroit et chacun dispose du même niveau d’information selon ses droits d’accès. »
Parmi les évolutions à venir, l’AIFE est en cours d’expérimentation d’une migration en SaaS SecNumCloud.
