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Faut-il passer sa GED dans le Cloud ?

Faut-il passer sa GED dans le Cloud ?

 

Lorsqu’elles possèdent une gestion documentaire, moins de 20 % des entreprises françaises ont opté pour le mode SaaS. Pourtant, une GED dans le Cloud offre les mêmes fonctionnalités que sa version on premise, et elle est même censée en faire plus, clament les pure players.
La voie royale alors ? Pas toujours…

 

Le SaaS ouvre un accès distant aux technologies de dématérialisation et de reconnaissance automatique des documents. Comme pour bien d’autres secteurs de l’industrie IT, la mutualisation des moyens favorise la baisse des coûts d’infrastructures. Le service réunit au moins trois éléments : un logiciel de GED, un mode hébergé et une configuration prête à l’emploi pour l’archivage électronique, le tout facturé à l’usage et dans le temps. Aucun investissement matériel pour se lancer ni de ressources informatiques à dédier, économiquement l’approche est séduisante. D’autant que la GED s’inscrit souvent dans un projet plus global de dématérialisation qui, hors Cloud, nécessite des ressources humaines spécialisées dans l’installation et la maintenance des solutions logicielles et des briques de confiance (certificats électroniques, logiciels de signature, horodatage, archivage légal, etc.) garantes de la conformité des documents. Sans compter les aspects juridiques, différents en fonction des flux traités : emails, contrats, bons de commandes, factures, bulletins de paie n’empruntent pas forcément les même circuits. De réels avantages poussent les grands groupes à faire appel à des solutions SaaS. Quant aux PME/PMI, sans le Cloud, elles auraient du mal à assumer les coûts induits par ce type de projet. Mais la licence traditionnelle est loin d’être enterrée.

« Conserver des données sur un serveur IBM dans les locaux d’IBM en France relève du Patriot Act comme si le serveur était placé aux États-Unis. Idem pour Microsoft Azure… les données de type secret défense, santé ou banque sont donc très concernées. » Pierre Patuel, DPII

Architecture de la gestion documentaire. Etude Canon 2014
Architecture de la gestion documentaire. Etude Canon 2014

78 % des décideurs informatiques privilégient une infrastructure interne

Effet de mode pour certains, illustration d’une inéluctable mutation conduisant à la généralisation de l’informatique à la demande pour d’autres, le SaaS fait débat. Dans le Baromètre GED 2014 concocté par Canon, la question du mode d’architecture reste une composante sensible pour beaucoup d’organisations. Plusieurs chiffres significatifs ressortent du sondage réalisé en France par le fabricant japonais : 88 % des entreprises sondés saisissent encore manuellement leurs factures, 80 % d’entre elles considèrent la gestion documentaire comme un enjeu majeur mais 64 % ne sont pas équipées, et 78 % des décideurs informatiques privilégient une infrastructure interne pour les outils de gestion du document. En résumé, le taux de dématérialisation reste bas dans l’Hexagone, et le numérique, lorsqu’il convainc les entreprises, peine à s’externaliser. Malgré ses promesses, la tentation du SaaS suscite en effet toujours des interrogations. Celles-ci sont liées à des facteurs anxiogènes qui perdurent : la bande passante limitée et l’instabilité des réseaux dans certaines zones, la variabilité des réglementations régissant la protection des données en Europe et dans le monde, les attentes en termes de disponibilité des services, les inquiétudes liées aux besoins d’intégration avec les ERP ou d’autres systèmes cibles, la flexibilité et la capacité de personnalisation limitées, et, enfin, la perte de contrôle du patrimoine informationnel.

« Les documents hébergés en mode SaaS sont plus sécurisés que s’ils étaient conservés sur les serveurs de l’entreprise. » Jean-François Guiderdoni, Sages informatique

Des règles propres à chaque entreprise

Pour toutes ces raisons, la GED est vue essentiellement comme un outil à installer en local. Le décalage entre les opportunités technologiques et la réalité du terrain joue aussi un rôle. Le SaaS peine à s’imposer en raison d’une méconnaissance de ses atouts et parce que les entreprises ne font pas de l’externalisation de leur gestion documentaire une priorité.

Laurent Ehrhart, Celge
Laurent Ehrhart, Celge

“Le mode SaaS peut convenir aux TPE et PME pour des raisons budgétaires, de flexibilité et de praticité. L’acquisition de logiciels en mode licence permet de se “sentir” propriétaire du logiciel et de le paramétrer totalement en fonction de ses attentes, voire de bénéficier d’un développement sur mesure. Ce mode d’acquisition rassure aussi les entreprises en matière de sécurité : le logiciel étant sur les serveurs de l’entreprise, aucun acteur extérieur n’a accès aux données sensibles de la société. C’est pourquoi de plus en plus d’éditeurs, proposent les deux formules : mode SaaS et mode licence”, résume Laurent Ehrhart, co-fondateur de Celge, un comparateur de logiciels de gestion d’entreprise.

Ce mode hybride, c’est exactement l’approche promue par Martine Joulia-Cubizolles, directrice de l’offre chez Visiativ Software. Elle estime que le marché de la GED est soumis à des règles propres à chaque entreprise :

Martine Joulia Cubizolles, Visiativ Software
Martine Joulia Cubizolles, Visiativ Software

“Dans le SaaS, les connexions à l’environnement technologique, notamment aux API, sont encore aujourd’hui beaucoup moins optimisées si on les compare à celles des clients riches dédiés aux licences on premise. Les sociétés ont d’abord opté pour des GED en mode licence traditionnelle puis ont fait le choix du SaaS pour développer une proximité avec leurs clients ou leurs collaborateurs en leur mettant à disposition de l’information hébergée. Les entreprises de petite taille souhaitent aujourd’hui découvrir la GED de façon plus intuitive, mais basculent vers le on premise dès qu’elles veulent accéder à plus de fonctionnalités”.

Le Saas, la flexibilité pour les métiers

Ces freins sont-ils de nature à ralentir la migration vers le Cloud ? Certainement pas, estiment les pure players du SaaS. Pour eux, non seulement une GED dans le Cloud offre les mêmes fonctionnalités que sa version on premise, mais elle est censée faire plus. “Un éditeur traditionnel de GED qui se met au SaaS transpose généralement sa solution en boîte sur le Net et se contente d’ouvrir un accès à ses clients vers cette solution, sans se demander ce que le SaaS peut apporter de plus à ses clients en comparaison d’un outil local”, note Jean-François Guiderdoni, directeur marketing & commercial chez Sages Informatique, éditeur GED. Au-delà du faible coût, rapidité de déploiement et flexibilité sont des atouts du SaaS régulièrement mis en avant.

Stéphane Mellier, StreamDesign
Stéphane Mellier,
StreamDesign

“Si le projet est déconnecté de la DSI, le démarrage est beaucoup plus rapide dans le SaaS. L’entreprise peut alors aller de l’avant, là où elle est ralentie par les contingences traditionnelles d’une gestion de projets. De ce point de vue, le SaaS offre une flexibilité phénoménale en permettant de démarrer un projet sans la partie infrastructure et d’être beaucoup plus autonome vis-à-vis des DSI en tant que département utilisateurs. L’approche SaaS, c’est aussi un moyen de ne plus faire face à des engagements de dépenses mais à des engagements de charges, et d’être en mesure d’adapter le volume du service de façon à faire face aux pics d’activité”, explique Stéphane Mellier, fondateur de la société de conseil StreamDesign, le distributeur de la GED M-Files. Parmi les avantages du SaaS, Olivier Rajzman, directeur chez DocuWare, éditeur d’une solution éponyme à destination des petites et grandes entreprises, identifie aussi la sécurité et la confidentialité des données : “Les PME sont souvent négligentes sur la partie sécurité pour des raisons de coût, et le SaaS permet de pallier cette carence et bénéficier d’un système hautement sécurisé avec duplication des données. Concernant la confidentialité, les services informatiques, qui d’ordinaire peuvent avoir accès sans problème aux données stockées sur leurs serveurs, sont difficilement en mesure de le faire lorsque les données sont externalisées”.

« Le mode SaaS doit permettre de récupérer les documents mais également les métadonnées sans lesquelles la migration vers un autre système s’avérera difficile. » Olivier Rajzman, DocuWare

Toutes les solutions Cloud ne se valent pas

Pour les éditeurs de GED, le mode SaaS permet d’attaquer le marché des PME-PMI, en particulier lorsque que celles-ci ne possèdent ni infrastructures ni ressources humaines pour déployer un projet. Habitués aux versions on premise, les grands comptes n’en demeurent pas moins une cible de choix, en les visant avec le fameux mode hybride notamment, mais aussi en couplant une offre GED SaaS avec celle d’un ERP ou d’une gestion commerciale. Pour autant, toutes les solutions Cloud ne se valent pas. Plusieurs critères facilitent la lecture des offres estime Jean-François Guiderdoni : “Une bonne GED SaaS est rapide, l’infrastructure mise en place par l’éditeur ou son partenaire restant garante des problématiques de connectivité et par conséquent d’accès aux documents. Le service doit bien évidemment inclure les mises à jour régulières de l’application, et cela, sans les facturer aux clients. Le contrat signé et notamment les CGU doivent être particulièrement claires et indiquer par exemple le niveau de sécurité délivré, si l’hébergement est localisé en France ou ailleurs, ou encore quel type d’assurance est proposé. La question de la migration et de la réversibilité des documents est également importante et doit se faire dans tous les cas sans pénalité. Enfin, l’éditeur doit responsabiliser son client, lui faire adopter le règlement en vigueur en France sur la publication illicite de tel ou tel document”.

Récupération de documents ? Faire un test tout simplement

Comme pour une solution de lecture automatique de documents classiques, la capture et l’identification des données sont automatisées quels que soient les formats transférés dans une GED SaaS. La richesse de la prestation varie en fonction des tarifs proposés, négociés avec le prestataire sur des bases de volumétrie et de complexité des documents mais aussi de stockage et d’archivage à vocation probatoire.

Taux d’équipement en solutions GED. Etude Canon 2014
Taux d’équipement en solutions GED. Etude Canon 2014

Les durées d’engagement pour une GED distante varient de 1 à 30 années sur des projets se facturant au document consommé, selon un coût à la page traitée variant de quelques centimes à 1,5 euros. “Pour la récupération de documents, il faut tout simplement faire un test et éviter tout prestataire chez qui le processus se révèle trop complexe voire impossible”, souligne Pierre Patuel, PDG de DPII, spécialiste de la dématérialisation légale et sécurisée. Si le SaaS a des arguments à faire valoir en termes de déploiement, sécurité, coûts de démarrage et dimensionnement, la licence traditionnelle n’est pas dépassée. Elle s’impose notamment dans le domaine de la personnalisation. “Un client candidat au Cloud veut déléguer une partie de son infra. A partir du moment où il externalise, il faut qu’il accepte le pendant de l’externalisation, c’est à dire d’avoir moins de contrôle sur le système qu’il externalise”, rappelle Stéphane Mellier. Lorsque le volume de données, les besoins d’intégration et les exigences de personnalisation sont très élevés, l’option d’une solution sur site est plus adaptée. Quant au coût, sur le long terme, la version on premise reste économiquement la plus avantageuse.

 

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