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L'actif informationnel, valeur sûre de l'entreprise

«Nous définissons l'actif informationnel commesuit : une information reconnue comme ayant une valeur pour uneorganisation, quelle que soit sa forme physique ou électronique et lamanière dont elle est stockée. Les organisations, soumises à demultiples contraintes, veulent gérer la valeur, le coût et le risque deleurs actifs informationnels», explique Jean Mourain, vice-président dela stratégie globale de RSD, spécialisée dans l'archivage d'entrepriseet le «report management», donc dans la gestion d'informations en trèsgrands volumes pour de très longues durées. Cette société suisse fondéeen 1973 compte dans l'Hexagone des clients comme Axa ou le CréditAgricole. Elle a lancé en 2008 la plateforme de gouvernance del'information RSD Glass, qui en est aujourd'hui à sa version 3.

Les défis à relever pour les entreprises sontde plusieurs ordres : croissance exponentielle des volumes de données,des coûts de stockage difficiles à maîtriser (sauf à détruire oudéplacer ce qui peut l'être de manière auditable et défendable enjustice). Mais aussi des cycles de vie longs liés aux processus métier,qui se comptent en dizaines d'années, des infrastructures électroniqueset physiques multiples, de même que la complexité des différentesréglementations de diverses juridictions pour les multinationales. J.Mourain prend l'exemple d'une multinationale qui opère dans quinzejuridictions et utilise de nombreux types de «conteneurs» de documents :papier, shared drives, Microsoft SharePoint, e-mail, des systèmes degestion de contenu standards et «maison», un réseau social d'entreprise.

Or, si la valeur de l'information est amenée engénéral à décliner dans le temps, son coût de gestion, et son risque nele sont pas forcément (cf. graphique). Comment le DSI peut-il alors biengérer le capital informationnel de l'entreprise ? Le risque est nonnégligeable selon Gartner, qui estime que d'ici 2016, 20% des DSI dansles industries réglementées perdront leur poste s'ils échouent à mettreen place la discipline de la gouvernance de l'information.Mais le DSIn'est pas seul pour exécuter cette tâche. Les autres parties prenantessont le conseil d'administration, les directions (générale, financière,juridique et logistique), au niveau de la gestion des politiques, deleur application et de la mesure de la gouvernance. Ces directionsfonctionnelles, assistées par les services dédiés à l'archivage et à laconformité, gèrent le capital informationnel en lien avec les directionsmétier : la collaboration est essentielle pour créer et maintenir lespolitiques de gestion du capital informationnel.