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Capture intelligente

François Lacas, responsable marketing et communication pour Itesoft, identifie quatre étapes dans une solution de capture qualifiée « d’intelligente ». Selon lui, il faut d’abord unifier la capture des documents électroniques et papier en privilégiant une solution unique de capture pour les flux papier et électroniques. La numérisation des flux papier peut être centralisée (au sein d’une salle de courrier par lots avec des scanners de production), ou décentralisée (numérisation via le web dans les bureaux délocalisés ou face au client en agence via des scanners bureautique). Seconde étape, identifier et classifier les différents documents : une fois les documents capturés, des technologies de classification peuvent reconnaître automatiquement le type de chaque document afin de remplacer un tri manuel. Il est nécessaire ensuite d’extraire et vérifier les métadonnées. Le but est ici de permettre une indexation et une saisie automatique des documents, chaque document étant lu en intégralité automatiquement. Lorsqu’elles ont été capturées, le logiciel contrôle ensuite l’exactitude des données en fonction des règles de gestion métier. Si ces contrôles échouent, le document est transmis à un opérateur pour gérer cette exception (vidéocodage). Enfin, Itesoft voit dans l’exportation des métadonnées et documents vers les applications métier la dernière approche. Chez Tessi documents services, la capture s’organise en 5 étapes, détaille Eric Jamet, directeur marketing et stratégie : “l’acquisition des documents consiste à numériser les documents papier, mais aussi à intégrer le cas échéant d’autres documents déjà dématérialisés. La catégorisation ou typage des documents permet de classer les documents suivant leur nature ou leur objet métier, afin d’aiguiller leur traitement suivant des processus précis. L’indexation et l’enrichissement ont pour objectif de recueillir les métadonnées, nécessaires pour organiser la recherche des documents dans le système de GED et leur intégration dans les applications métier. L’étape de contrôle assure la vérification des traitements effectués, permet de gérer les exceptions ou les rejets éventuels pour maintenir le niveau de qualité attendu. L’export des fichiers est réalisé selon des règles métiers et la périodicité souhaitée vers le système de GED ou les applications métier”.