Pendant les confinements, les employés de bureau ont prouvé qu’on pouvait leur faire confiance pour réaliser à distance leur travail. A l’heure du travail hybride, mêlant présence au bureau et télétravail, les outils de communication et de collaboration doivent s’adapter en permanence.
Sans surprise, une toute récente étude de Mitel indique que pour pallier le manque de visibilité de la productivité des collaborateurs et faciliter le management à distance, l’investissement prioritaire porte sur les outils de collaboration en équipe (54 %).Une autre étude de Sony Professional Displays & Solutions, parue en juin dernier, confirme que les salariés estiment que la mise à disposition des derniers outils et technologies pour permettre le travail flexible/distance (39 %) et le travail asynchrone (35 %) est très importante. Télétravail et travail hybride, les nouvelles façons de travailler ont fait évoluer les pratiques et les modes de communication. Les plateformes collaboratives sont alors apparues comme une solution intuitive, facilitant la communication et les partages.
Travailler en décalé ou selon des horaires classiques, être performant dans n’importe quelle condition de travail (tous en présentiel, tous en distantiel, en hybride…), les outils collaboratifs s’y adaptent, devenant petit à petit de véritables couteaux suisses.
« Télétravail, travail hybride ou flex office : les nouveaux modes de travail se traduisent par de nouvelles attentes des collaborateurs. Ils veulent être davantage informés, impliqués et ils ont besoin de pouvoir travailler et collaborer efficacement où qu’ils soient : au bureau, à distance, en déplacement et sur le terrain. Le tout pour trouver davantage de sens à leurs missions, mais également gagner en productivité, et ainsi s’épanouir », souligne Vincent Bouthors, PDG de Jalios, un éditeur français sur le marché de la Digital Workplace. Mais, selon lui, déployer des outils collaboratifs ne suffit pas. « Pour être efficaces ensemble et construire dans la durée, les organisations ont besoin d’une plateforme qui intègre tous leurs outils, simplifie le quotidien des collaborateurs et fournit un environnement numérique partagé plus soutenable. Jalios répond à ces attentes en offrant une grande richesse d’usages avec une expérience collaborateur plus fluide et personnalisée. »
> Les différentes applications incluses dans Zoho Workplace, la plateforme de collaboration et de communication de Zoho
Les outils collaboratifs sont systématisés dans les propositions des différentes études et sont perçus comme un moyen d’optimiser les nouveaux fonctionnements de travail et mettre l’individu au centre. Il devient évident que les outils doivent s’adapter aux besoins uniques de chacun, à la fois “tout-en-un” et personnalisés. « Les frontières entre la maison et le bureau sont tombées, et il est clairement admis qu’un employé peut être aussi efficace en travaillant de chez lui que s’il était au bureau. Il est donc impératif de fournir aux employés un environnement qui combine tous les outils dont ils ont besoin pour collaborer efficacement et être productifs. Il devrait être tout aussi facile pour les employés de participer en tant que membres pleinement engagés aux activités de l’entreprise depuis chez eux que dans le bureau ou la salle de réunion de l’entreprise », souligne Ikbal Itaief, Practice Leader, Network, EDGE & Digital Workplace Services, chez Kyndryl, une société mondiale de services informatiques, née de la scission en 2021 des services d’infrastructure d’IBM.
« Aujourd’hui, l’utilisateur a besoin de se connecter à partir de n’importe quel endroit (au bureau, à la maison, ou un espace de coworking), pour accéder à différents systèmes et données (qui peuvent être sur un Cloud public ou privé, ou une infrastructure IT dédiée), et il veut être capable de se connecter avec tout type d’appareils (un poste fixe ou mobile, une tablette, un smartphone, …), qu’ils soient fournis par son entreprise ou qu’ils lui appartiennent. Les Directions Informatiques sont amenées à s’adapter et à mettre à leur disposition tous les outils et applicatifs métiers qui leur sont nécessaires, et leur autoriser l’accès aux données dont ils ont besoin (mêmes les plus sensibles), ainsi que les moyens de communication et collaboration efficaces, et particulièrement des suites collaboratives modernes et performantes ».
Une nouvelle génération d’outils collaboratifs
Dans les écosystèmes numériques actuels, les besoins en constante évolution des équipes et des individus doivent être satisfaits par une nouvelle génération d’outils collaboratifs. Les e-mails ont montré leurs limites, les informations leur cloisonnement, la gestion des projets leur inexistence… Dans des espaces de travail tout-en-un contenant tout ce dont l’entreprise et ses employés ont besoin, il devient beaucoup plus facile justement de gérer des projets, de déterminer des priorités, de collaborer et de partager plus vite des contenus, à la fois connaissances et documents. Qu’il s’agisse d’éditeur de Digital Workplace ou d’acteurs de la communication/collaboration unifiée, les plateformes modernes s’adaptent en permanence. Jamespot, éditeur français qui a commencé par concevoir un réseau social d’entreprise (OpenAgora), suivi d’une solution Intranet (Fast Intranet), puis de WeDoc, application d’édition collaborative en ligne, et de l’outil de réunion Diapazone, présentait fin juin à la presse Jamespot.Land, le “premier métavers d’entreprise”. Il s’agit selon Alain Garnier, son PDG, de faire en sorte que le « travail, les relations, l’écosystème soient plus fluides et agréables », ce qui est devenu, appuie le dirigeant, plus important encore avec l’arrivée du Covid et le travail hybride. L’ambition de ce métavers façon Jamespot est en effet de recréer du lien entre les collaborateurs, qui ne peuvent plus se rencontrer dans un couloir ou à la machine à café…
Faisant suite à l’évolution de son offre, avec notamment le lancement de ses modules de webinaire et de gestion de projet (LiveNow et Projets), Talkspirit, éditeur d’une plateforme de communication et collaboration 100 % made in France, a annoncé début septembre une bibliothèque pour centraliser l’ensemble des ressources et informations internes. Utilisable en complément du drive et du portail d’accueil, la bibliothèque permet de créer des pages de type wiki avec un contenu personnalisé, et de les organiser selon les besoins des utilisateurs. Un nouveau
dispositif permet de choisir les modules que l’on souhaite activer sur sa plateforme. Ce qui fait dire à Philippe Pinault, co-fondateur et PDG de Talkspirit : « Grâce à la modularité, les organisations vont pouvoir personnaliser davantage leur plateforme Talkspirit, pour qu’elle s’adapte à leurs besoins spécifiques. La bibliothèque, quant à elle, permet d’organiser les connaissances et de développer l’intelligence collective. Des besoins aujourd’hui essentiels pour les organisations, notamment celles avec des équipes dispersées sur plusieurs sites, ou travaillant en mode hybride. »
Collaboration tout mode
« En cette ère de travail hybride, l’interaction en temps réel entre les travailleurs à distance peut faire la différence », expliquait en juin Meenakshi Naren, Principal Product Manager chez Microsoft, qui annonçait Excel Live, permettant à un groupe de collaborer en temps réel au sein des réunions Teams, et présentait Live Share, qui donne aux développeurs la possibilité d’amener des applications tierces au-delà du partage d’écran passif et permet aux participants de co-regarder, coéditer et cocréer dans Teams. En 2021, Microsoft avait introduit dans le même esprit PowerPoint Live.
En août dernier, Microsoft indiquait la disponibilité générale de Viva Goals sa solution d’alignement des objectifs qui connecte les équipes aux priorités stratégiques de l’entreprise. Elle fait partie de Microsoft Viva, une plateforme Intégrée à Microsoft 365 et Microsoft Teams et dédiée à l’expérience collaborateur, conçue pour favoriser l’engagement, la formation, le bien-être et le partage de connaissances au sein de son environnement de travail. L’Américain introduisait aussi de nouvelles expériences de partage dans OneDrive, d’autres encore dans Viva et Teams (en particulier des sondages améliorés) « pour aider les employés à rester connectés les uns aux autres, à leur équipe et à la mission, à la culture et aux objectifs commerciaux de l’organisation ». Du côté de Microsoft Teams Phone, pour les appels cloud sur VoIP et RTC, Microsoft lançait une nouvelle option de forfait d’appels Teams Phone Pay-As-You-Go pour donner aux clients plus de flexibilité pour choisir le plan qui répond le mieux aux besoins de leur organisation.
Fin août, Google a introduit en France la déclinaison de son service Workspace dédié aux petites entreprises et aux indépendants, Google Individual, facturée 8,99 € par mois. Cette suite de productivité et de collaboration est construite autour de Google Meet, Google Agenda et Gmail. Meet autorise des réunions de groupe de plus d’une heure mais aussi l’enregistrement, la suppression du bruit et les sondages. Agenda facilite la planification des rendez-vous. Avec Gmail on peut personnaliser des mises en page, notamment à des fins de campagnes d’e-mails marketing. D’autres fonctionnalités sont annoncées comme la prise en charge des signatures électroniques dans Google Docs. Il ne faudrait pas oublier Zoho Workplace, la plateforme de collaboration et de communication de Zoho, dont le siège international est à Chennai, en Inde, qui revendique une croissance sans précédent, avec en début d’année 16 millions d’utilisateurs dans le monde. En 2021, Zoho Workplace a connu, d’une année sur l’autre, une croissance de 34 %, avec plus de 40 % des nouvelles migrations provenant de Google et Microsoft. Pas d’augmentation des coûts, contrairement à ses concurrents, et offres premium, assurent son succès.
Communication unifiée
Chez les acteurs de la communication et de la collaboration unifiée, Zoom offre par exemple, de plus en plus de moyens aux entreprises et aux collaborateurs pour travailler en mode hybride et de partout. On ne compte plus d’ailleurs les nouveautés de l’Américain, très régulièrement annoncées. Depuis le Chat jusqu’à Zoom Meetings en passant par Zoom Whiteboard. Au-delà des enjeux d’efficacité, de communication, de collaboration et de partage de connaissances, il reste des enjeux de sécurité et de souveraineté des entreprises, auxquels s’attachent à répondre les acteurs de l’écosystème, soit par toujours plus de fonctions de chiffrement et autres fonctions de confidentialité, soit par la proposition de solutions souveraines.
