Meilleur ROI, plus grande disponibilité des archives, souplesse d’usage, une plate-forme unique d’archivage ne manque pas d’atouts et forge les caractéristiques d’un SAE.
Beaucoup d’entreprises voient encore l’archivage comme une contrainte coûteuse alors que les spécialistes estiment que l’on peut en faire un centre de profit à condition de le considérer comme une pièce maîtresse de l’environnement informatique au même titre que le sont la GED, le CRM, l’ERP ou encore la BI. Pour Paul Terray, consultant chez Sollan, le système d’archivage électronique doit être un socle du schéma directeur permettant de réduire les coûts de stockage sur le long terme, d’éliminer ceux de la maintenance d’applications obsolètes et d’assurer la conformité réglementaire et contractuelle. “Le SAE est en outre un système souple, capable d’adresser l’ensemble des besoins d’archivage, de s’adapter aux structures variées des contenus et d’offrir des moyens de restitution adaptés aux métiers. Il est également robuste, à la fois pour assurer la pérennité, la sécurité et l’intégrité mais aussi pour gérer un stockage à moindre coût sur des supports adaptés, et garantir le respect de la politique de rétention”, complète-t-il. Autant de notions qui décrivent les quatre grandes composantes d’un SAE : interface, structuration, conservation et stockage. La maîtrise d’un tel système nécessite une expertise que la plupart des entreprises ne possèdent pas. Composé d’une infrastructure matérielle dédiée et d’un ensemble de briques logicielles, servant notamment à signer, horodater et calculer les empreintes, un SAE suppose un investissement initial important et un budget conséquent, à la fois pour développer une expertise en interne et pour suivre les évolutions de la technologie. Un financement que seuls les grandes organisations ou les spécialistes peuvent assurer. Ce qui explique la prospérité des tiers-archiveurs, concepteurs de solutions prêtes à l’emploi sur site ou externalisées, et garants de leur conformité.
On archive aujourd’hui toujours pour les mêmes raisons qu’hier : contraintes légales et contractuelles, conservation du patrimoine informationnel de l’entreprise et stratégie d’urbanisation où l’archivage SI sert à diminuer les coûts de stockage.
Explosion des volumes : la donne se complique
Ce qui en revanche est nouveau, c’est la volumétrie des données à traiter. Qu’elle soit structurée ou non, la quantité d’informations en circulation suit une courbe ascendante impressionnante. “Face à l’explosion des contenus numériques, la mise en œuvre d’un SAE se complexifie. La valeur d’un SAE réside dans sa capacité à gérer l’augmentation des volumes de données et de documents de plus en plus hétérogènes. Il doit en outre garantir la préservation et l’enrichissement du capital informationnel de l’entreprise ainsi que la qualité et la cohérence des données, quel que soit le mode de dépôt des archives. Pensée pour maîtriser les montées en charge et dotée d’un module intégré de remise en ligne des éléments archivés capable d’appréhender des archives aux structures variées, la solution doit être ouverte, à l’état de l’art, alliant performance du socle technique et prise en compte des exigences métier de l’archivage”, explique Noureddine Lamriri, responsable consultants ECM chez Everteam.
En matière d’état de l’art, c’est d’abord le volet normatif qui prime. Les normes NF Z42-013 et ISO 14641-1 garantissent la solidité des piliers du référentiel de certification : sécurité, intégrité et pérennité des archives. On pourrait ajouter le cortège de standards qui répondent à de nombreux enjeux, en particulier à ceux du records management dont le but est d’organiser toutes les données dont une entreprise peut avoir besoin pour justifier son activité. Sans compter le levier européen qui cherche à couvrir un spectre beaucoup plus large que la norme française NF Z42-013 et auquel toutes les entreprises devront s’adapter. “L’ensemble des nouvelles directives européennes va de pair avec l’accélération des processus de dématérialisation et le recours aux documents électroniques en tant que preuve”, souligne Hervé Lemai, directeur du département produits et solutions chez Numen.
« Prudents par nature, les archivistes optent en majorité pour une solution interne. »
Hervé Lemai, Numen
Tous les SAE ne se ressemblent pas
Établir le profil standard d’un système d’archivage est loin d’être simple. “Tous les SAE sont aujourd’hui l’association de processus, d’hommes, de technologies et d’environnements techniques très sécurisés”, rappelle Séverine Denys, responsable de l’activité archivage électronique chez Locarchives. Modulation des fonctions socles d’un SAE, logiques de versement et de restitution des documents, stratégies de décommissionnement d’applications (pour permettre la récupération de données sur des systèmes obsolètes) : la variété des scénarios est riche. Ceux-ci ne dépendent pas de la typologie de l’entreprise mais de ses métiers. Ils sont encadrés par une politique d’archivage qui garantit l’objectif principal du SAE : conserver des données pour pouvoir les restituer à terme. Validée par la direction générale, cette politique définit la gouvernance documentaire et ses acteurs, les rôles et les responsabilités partagés entre les différents services de l’entreprise, dans un contexte réglementaire et normatif variant en fonction des métiers. Sans aller jusqu’aux procédures, c’est le moment où l’on cartographie les éléments à archiver. “Outre la définition des grands thèmes que sont la pérennité, la confidentialité et le format de stockage, cette politique analyse les risques encourus si l’entreprise n’archive effectivement pas”, souligne Hervé Lemai. « On peut ainsi éliminer de l’archivage certains documents en regard du faible risque financier qu’ils représentent. Mais ces risques sont principalement associés à l’indisponibilité d’une archive », estime Noureddine Lamriri. “De manière générale, la qualité d’un système d’archivage électronique est directement liée à la capacité de réduire ces risques. Or, nous assistons à une multiplication des procédures de restitution d’archives contraintes en termes de délai, en particulier à des fins de preuves”, constate-t-il. D’où l’importance de l’évaluation en amont, soulignée par la politique d’archivage. Mais même très élaborée, cette politique ne doit pas accoucher d’une usine à gaz. “Une bonne politique d’archivage est adaptée aux activités de l’entreprise et n’est pas conçue pour répondre à des théories archivistiques, ce qui implique que les solutions soient différentes d’une entreprise à l’autre. Pour être efficace, cette politique doit aussi être la plus simple possible par rapport à l’organisation, un point incontournable car ce sont bien au final des utilisateurs qui devront répondre à l’obligation de rentrer les documents dans le système”, explique Séverine Denys. Placer l’utilisateur au centre du projet est recommandé par de nombreux professionnels. Mais il faut pouvoir équilibrer simplicité et performances. “Plus la volumétrie des données et des documents à archiver est importante, plus la mise en place d’une interface utilisateurs simple et intuitive est difficile. Dépôt et accès aux données et documents archivés doivent se faire aisément tout en respectant les exigences de sécurité et de confidentialité”, note Noureddine Lamriri.
« Si le front office d’un SAE est trop élaboré, il y a un risque de perdre les utilisateurs finaux et donc de ne pas répondre aux exigences de sécurité de l’information dans l’entreprise. » Séverine Denys
Un archivage boîteux
Une étude Markess relevait en 2014 que seuls 30 % des entreprises estimaient que leur organisation était mature en matière d’archivage numérique. Les prestataires eux-mêmes constatent un faible taux d’équipement. Sur le terrain, les systèmes d’archivage sont souvent couplés aux applications courantes, notamment les messageries et les ERP, mais l’approche est loin de fournir une maîtrise totale de l’archivage d’entreprise. Pour les spécialistes, un SAE permet de centraliser l’archivage pour répondre aux enjeux législatifs autant que pour canaliser la prolifération de documents. Mettre en place un système d’archivage global, c’est pérenniser et maîtriser le patrimoine documentaire. “Si l’on passe en revue les options existantes sur le marché, on constatera que seule une solution d’archivage électronique permet de répondre aux attentes d’une entreprise souhaitant à la fois offrir une disponibilité instantanée de ses documents et une maîtrise totale de leur confidentialité”, explique Séverine Denys.
Si l’essence du SAE et de pouvoir migrer dans le temps et de s’adapter aux changements, mieux vaut avoir une idée de la volumétrie cible tout en dimensionnant le SAE pour les premières années d’utilisation. “Il est difficile de pousser un client à monter un datacenter pour l’archivage de ses documents dans cinq ans alors qu’aujourd’hui, avec des technologies de virtualisation ou de mutualisation des infrastructures, on est capable de donner au système la puissance dont il a besoin”, indique Hervé Lemai. Pour Séverine Denys, un SAE évolutif dissocie les différentes briques fonctionnelles et technologiques. “L’évolutivité se fait plus sur les transactions humain archive que sur la partie back office qui, elle, doit répondre à un minimum technologique et fonctionnel. Un SAE a vocation à grossir car les volumes vont augmenter, et l’augmentation des volumes a un impact sur le maintien des conditions opérationnelles du système, car on ne gère pas de la même manière 3 Go et 250 To”, souligne-t-elle.
Quelques solutions de Système d’Archivage Electronique
Si de nombreux critères ne sont pas ici retenus, toutes les offres présentées respectent la fameuse norme NF-Z-42013, clé de voute des SAE. Plus généralement, une entreprise doit s’assurer de la capacité de la solution choisie à s’intégrer à son SI, à garantir la réversibilité des données et à accepter une montée en charge de la volumétrie.
Les quatre fondements du SAE
A la fois société de conseil et éditeur spécialisé dans l’ECM, Sollan décrit la structure du socle d’un système d’archivage électronique en quatre couches. La première est constituée des interfaces d’accès (ou de versement) et de restitution des données, c’est en quelque sorte le front office d’un système d’archivage. Elle repose sur une couche de structuration qui définit notamment comment sont organisées les métadonnées et comment sont sécurisés les accès. On pénètre ensuite dans le back office du système avec deux couches plus basses dédiées à la conservation et au stockage. Les enjeux de la conservation incluent la politique de rétention (durée de conservation, d’usage, sort final, etc.), et les problématiques de valeurs probatoire et de pérennité. Quant à la couche dédiée à la gestion des supports de stockage, elle détermine une grande partie des coûts induits par un SAE, notamment en donnant le moyen de rationaliser ces coûts dans le temps grâce à un choix de supports adaptés. Dans ce modèle général, si l’entreprise conserve la main libre sur les deux couches du front office où elle peut effectivement décider de créer et d’organiser les différentes composantes, elle n’a aucun accès aux deux couches du back office, ce qui confère sa raison d’être au SAE.
