Les solutions de vidéoconférence sont pléthore, les utilisateurs majoritaires et les avantages de la communication en direct sont multiples… Le point sur l’usage de la visio et ses principales solutions pour l’entreprise.
La visio – visioconférence ou communication en direct – qui s’est améliorée qualitativement et s’est simplifiée accueille de nouveaux acteurs, de nouvelles technologies et trouve aujourd’hui de nouveaux usages. Les salles de visio conférence sont ainsi souvent remplacées par les solutions individuelles qui aboutissent à des salles virtuelles, et la consommation de la bande passante de l’entreprise que l’Internet et la fibre supportent désormais ne sont plus un problème. Aujourd’hui, la visio profite de la vague de la transformation numérique et du Cloud pour revenir sur le devant de la scène, avec une promesse qui ne peut laisser le manager moderne insensible : associer la communication et la collaboration. La visio se transforme alors, et l’expression disparaît parfois au profit de l’UCaaS, les communications unifiées « as-a-Service ».
Une pratique plébiscitée
Ce qui est acquis aujourd’hui, c’est que la vidéo en direct est entrée dans les pratiques quotidiennes de l’homme numérique. Ainsi, une étude Blue Jeans (1) révèle que 85 % des employés utilisent la communication par vidéo en direct dans leur vie quotidienne. Cependant, si à 62 % ils l’utilisent pour leurs communications personnelles, c’est seulement à 46 % pour leurs communications professionnelles. Dans leur entreprise, quels avantages y trouvent-ils ? A 73 % la visio leur fait gagner du temps, et à 65 % elle rend la collaboration entre collègues bien plus agréable. Ajoutons à cela un phénomène inattendu, celui du rejet des « open space » dévoilé par une étude britannique de The Royal Society (2). En noyant les employés dans des espaces sans frontières, l’open space a pour effet inverse de réduire les temps de face à face et de faire exploser l’usage des emails, des messageries instantanées et des outils de communication numérique, qui sont autant d’incitation à l’isolement, même dans les espaces ouverts !
Revers de la médaille, si les employés plébiscitent l’usage des outils de visio, les entreprises éprouvent parfois des difficultés à les accepter et à les déployer. Le décalage est tel qu’il démontre combien les dirigeants peinent à saisir les opportunités que la vidéo représente. Ainsi, seuls 28 % des employeurs encouragent l’usage de la vidéo (1). Et pour ceux qui y sont sensibles, seulement 14 % ont réussi à déployer au travail des outils de communication qui reflètent ceux utilisés personnellement par leurs employés. Notons par ailleurs que 25 % des employeurs déclarent mépriser la visio ! Dans ces conditions, si la pratique de la visio se multiplie jusque dans l’entreprise, elle le fait principalement au travers de moyens détournés, via le Shadow IT, et évidemment sans l’aval de la direction générale ni de la DSI.
Pourquoi communiquer en direct ?
Les usages de la visio se multiplient. A commencer par la communication en direct entre individus et par la généralisation de la mobilité et du télétravail, principalement dans les pays anglo-saxons et donc dans les entreprises américaines. Mais les entreprises françaises commencent à s’y mettre… Ont-elles d’ailleurs le choix lorsque deux autres vagues les submergent, la mobilité et le télétravail ? En entreprise, les usages commencent également à se diversifier : formation (exploitée par 35 % des entreprises) ; support client (32%) ; collaboration sur les développements (29%) ; relation avec les managers (25%) ; recrutement (24%) ; prospection (23%) ; communication avec les partenaires et fournisseurs (23%) ; relations internationales (21%) ; rajeunissement de l’image de l’entreprise (18%).
Chez les employés, les avantages qu’ils pensent tirer de la visio sont nombreux et bénéficient pour certains d’une forte reconnaissance. Ils méritent donc que l’on s’y intéresse : fidélisation (69%) ; réduction des temps de réunion en face à face (68%) ; diversification des équipes professionnelles (65%) ; réduction des déplacements (50%) ; facilitation du travail à distance (41%) ; plus de flexibilité (38%) ; amélioration de la collaboration (33%) ; réunions plus rapides et plus efficaces (31%).
Mais alors, que font les entreprises ? Posons-nous la question différemment : que perdent les entreprises qui n’adoptent pas la vidéo en direct et quelles en sont les conséquences ? La réponse est également multiple, mais elle est très clairement négative : 33 % constatent une utilisation inefficace des ressources ; 33 % une augmentation constante des frais de déplacement ; 32 % une prise de décision plus lente ; 25 % des équipes dirigeantes déconnectées ; et 25 % une incapacité à innover. Le bilan est lourd, conséquence d’une réaction de crainte jusqu’au rejet, réaction certes humaine, des dirigeants des entreprises qui s’opposent à la visio.
Cisco Webex Meetings
En avril dernier, Cisco annonçait la convergence de ses plateformes Cisco Spark et Webex. Elle a donné lieu à une nouvelle application pour les réunions : Webex Meetings, ainsi qu’à une nouvelle application de collaboration : Webex Teams (auparavant Cisco Spark). Le tout assorti des outils vidéo de Cisco et d’un nouveau dispositif permettant de convertir n’importe quelle pièce équipée d’une TV en salle de réunion Webex.
Solution 3CX
Les points forts de la solution Communications Unifiées de 3CX : informations de présence, messagerie instantanée, clients softphones et Web conférence avec partage d’écran, sondages et prise de main à distance.
