Si les obligations légales poussent à dématérialiser les processus et documents des ressources humaines, les gains en termes de productivité et de qualité des données sont aussi au rendez-vous.
La Déclaration sociale nominative (DSN), projet majeur du « choc de simplification » initié en France pour les entreprises, remplace toutes les déclarations sociales. Elle repose sur la transmission unique, mensuelle et dématérialisée des données issues de la paie et la transmission dématérialisée de signalements d’événements. « La DSN remplace à terme plus de 30 déclarations sociales. C’est un projet colossal qui rend le processus déclaratif automatisé à 100 %. », précise Véronique Montamat, directrice marketing et communication de Sopra HR Software. Ce nouveau dispositif légal mis en place progressivement deviendra obligatoire dès les paies d’avril 2015 pour les entreprises dont le montant de cotisations sociales dépasse 2 ME de cotisations versées directement à l’URSSAF, ou 1 ME via un tiers déclarant, et pour toutes les entreprises le 1er janvier 2016. Valérie Dormeau-Ralli, directeur marketing de Meta4, témoigne : « Au niveau de la DSN, nos clients pilotes sont passés en production à l’automne, ce qui a permis dans le cadre de « l’early-adopting » de résoudre certains cas particuliers, comme la gestion multicontrat. Une approche nécessaire au vu de la complexité administrative française. Face à un tel cadre législatif, la dématérialisation devient un vecteur d’efficacité et de performance pour l’entreprise. »
CEGID
Pascale Boyaval, directrice marketing pôle SIRH de Cegid, analyse : « L’administration du personnel attend des éditeurs la capacité à absorber les dispositifs légaux, aujourd’hui, la pénibilité et la DSN. La DSN illustre la volonté de dématérialiser de bout en bout. »
Faciliter l’accès et l’échange de documents RH via une solution digitale nécessite de prendre en compte un projet de numérisation des documents papier. Deux dématérialisations coexistent donc : la dématérialisation au sens numérisation, et celle nativement électronique via un logiciel dédié, transformant des tâches manuelles en processus numériques. 37% des entreprises en France sont équipées d’un SIRH, selon le baromètre 2014 du CXP et Bodet Software. Les sources documentaires RH sont considérables et le papier est encore massivement présent. « Il faut gérer le cycle de vie du document RH », souligne André Demollière, responsable marketing « Nouvelles offres » d’ADP. D’après Lucille Wattraint, manager marketing opérationnel, Docapost, « un des atouts de Docapost, c’est cette triple compétence : gérer des flux papier, gérer des flux électronique, mais aussi s’adapter à la transformation progressive des organisations et gérer des flux hybrides. » Après avoir longtemps plébiscité les ERP et leurs modules, les entreprises privilégient la qualité et les logiciels spécialisés RH et font des appels d’offres par lots. Elles veulent des projets rapides à mettre en place, de moins de six mois.
Quels seraient selon vous les retours sur investissements attendus d’un SIRH informatisé ?
ROI : Communication, productivité et fiabilité des données.
(Baromètre RH 2014 CXP/Bodet Software)
Des gains et attentes variés
L’accompagnement au changement à la transition technique entre les processus physiques et dématérialisés est primordial. Il faut démontrer la fluidité et la simplification des processus, mettre en avant les bénéfices pour le salarié, dialoguer avec les partenaires sociaux pour qui la dématérialisation est vue comme destructrice d’emploi.
François Guillaume, expert en ressources humaines et gestion en capital humain, Talentia Software, explique : « Les usages des salariés sont un frein à la dématérialisation et nécessitent une conduite du changement importante. Nous n’avons que deux entreprises clientes sur 500 qui ont adopté le bulletin de paie électronique. » Les gains de productivité vont de 20 à 40 % en fonction de la maturité de l’organisation et la complexité du projet RH ou paie, pour un ROI de 10 à 30 %, indique ADP.
Novapost
Selon Philippe Christophe, directeur commercial France de Novapost, « la dématérialisation des documents et des processus RH doit permettre aux professionnels RH d’alléger leurs tâches administratives de gestion documentaire, d’atteindre le zéro papier et ainsi de réduire leurs coûts de fonctionnement. La productivité administrative gagnée est réallouée sur des tâches RH à plus forte valeur ajoutée ».
« La dématérialisation représente un gain de temps, se félicite M. Bedel ; elle donne de l’agilité à l’organisation et renforce l’autonomie du manager et du collaborateur. » Les avantages de processus dématérialisés sont variés : ainsi l’analyse des données des entretiens d’évaluation et professionnels permet de mieux connaître le climat social.Les attentes des entreprises sont larges, depuis l’armoire numérique pour ranger tous les documents, jusqu’à la visibilité et l’exploitation des données du SIRH. Elles demandent des outils d’extraction de données structurées et non structurées.
L’avenir est à l’Employee Relationship Management (ERM), selon V. Montamat : « Il est essentiel pour passer au mode collaboratif et agile. Les salariés sont des consommateurs du numérique souhaitant une ergonomie simple et ludique, par exemple un portail RH personnalisé en « responsive design », « liker » et noter les formations. »
Talentia explique de son côté travailler dans les processus de recrutement, à la collecte automatique de données sur les réseaux sociaux (LinkedIn, Viadeo, Facebook) sur les candidats. Les approches Big Data appliquées aux RH risquent fort de se multiplier.
