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Editique, automatiser l'envoi de documents

L'envoi et le suivi de courrier ne sont pas au coeur du métier des entreprises, mais sont néanmoins stratégiques. Ils touchent particulièrement la relation clients. Outre l'optimisation et la traçabilité, l'automatisation et/ou l'externalisation de ces processus permettent de réaliser des économies substantielles.

A vec la crise, les directions informatiques et directions générales cherchent à automatiser leur coeur de métier, afin de traiter plus de volume avec des budgets en diminution. Les entreprises cherchent des solutions offrant des temps de mise en place courts avec des retours sur investissement rapides, et pouvant se développer sur de nouveaux territoires. Le traitement du courrier fait partie des processus qui peuvent être avantageusement automatisés. Pour ce qui concerne les documents entrants dans l’entreprise (courrier postal, fax, mails, documentations diverses…), l’automatisation passe par la dématérialisation. A l’opposé, pour les documents sortants, les entreprises recherchent des solutions pour automatiser certaines tâches, afin de gagner en productivité et de réaliser des économies. On parle aussi d’ “output management”, une branche de la GED, intégrant des modules techniques : dématérialisation, mise en forme et workflow, puis envoi lorsqu’il s’agit de relations avec des entreprises externes (clients, fournisseurs, citoyens…). Ces solutions intéressent les entreprises de tous les secteurs d’activité, pour communiquer avec leurs clients, fournisseurs et partenaires. C’est le cas, en particulier, des banques, assurances et autres organismes financiers qui échangent énormément d’informations, notamment avec leurs clients : 90% des communications clients se font à travers des documents formalisés, selon Palo Alto Research Center Incorporated (2008).

“L’édition et l’envoi des relevés de compte sont pour nous des obligations envers nos clients”, indique Emilie Michiels, responsable marketing Cofidis. C’est pourquoi cette société a confié cette tâche à un prestataire, Docapost. Si cette gestion peut être automatisée, l’entreprise ne veut pas pour autant renoncer à personnaliser ces courriers, tant dans leur forme que dans leur contenu. “Docapost nous permet de joindre à ces envois une communication ciblée et personnalisée. Ainsi, nous optimisons le coût de notre affranchissement et nous améliorons notre relation clients”, ajoute Emilie Michiels. Ainsi, le premier bénéfice que retire Cofidis de la personnalisation de ses relevés, c’est une relation clients de très bonne qualité, en plus de l’optimisation de ses coûts.