Le Groupe M6 intègre la dématérialisation de ses factures à ses processus métiers

Le groupe multimédia M6 a fait appel à Spigraph pour la mise en place préconiser et intégrer une solution complète de dématérialisation de ses factures avec intégration dans l'ERP. Objectif : optimiser le processus de gestion des factures fournisseurs (62 000 factures par an - 10 000 fournisseurs) et améliorer l'accessibilité des documents archivés.

Besoins

La gestion des factures étaient plus que fastidieuse et chronophage au sein du groupe M6 : à réception de chacune d'elles, les comptables effectuait un rapprochement avec le bon de commande associé dans leur ERP (Oracle EBS) puis faisaient suivre un circuit de validation au format papier. En outre, une fois les factures traitées, elles étaient archivées dans des locaux à distance rendant leur consultation ultérieure difficile. Souhaitant une solution simple et efficace de numérisation qui s'interfacerait avec son ERP, le groupe M6 a étudié différentes offres et a été séduit par celle de Spigraph qui correspondait exactement à ses besoins.Capable de s'adapter à toutes les architectures techniques, la solution logicielle Spigraph permet en effet de dématérialiser un document en intégrant l'image numérisée dans le processus métier. En à peine trois semaines, Spigraph et le groupe M6 sont parvenus à une architecture qui répondait exactement aux attentes de ce dernier. Désormais, une fois que le rapprochement de la facture avec le bon de commande est effectué, le comptable déclenche la numérisation de la facture à partir d'Oracle EBS. La facture en format PDF est, dès lors, accessible à tout instant à partir de l'ERP via un lien URL.Les scanners existants n'étant pas adaptés à l'importante volumétrie, le groupe s'est fait accompagner par Spigraph dans le choix d'un matériel fiable, rapide et silencieux. Ce dernier critère était particulièrement important dans la mesure où le groupe M6 travaille en open space. Le groupe a opté pour douze scanners - un par comptable. Tant du point de vue matériel que logiciel, Spigraph a été exemplaire sur ce projet, faisant notamment preuve d'une réactivité étonnante sur les développements.Très bien perçu par les comptables, le projet a rencontré un succès immédiat. Classement des factures simplifié, accessibilité des documents archivés, sécurisation du circuit de validation désormais géré par un workflow développé en interne, traçabilité du processus… les avantages de cette dématérialisation gérée simplement grâce aux solutions proposées par Spigraph sont tels que le groupe réfléchit à étendre le concept à d'autres applications.