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Kiloutou optimise son processus Purchase to Pay avec Readsoft et l'ERP eBusiness Suite d'Oracle.

Prestataire : ReadSoft
Origine : Nouveau
Nom de la société cliente : Kiloutou, Spécialiste de la location de matériel pour professionnels et particuliers
Nom du responsable : M Christophe Laloyer
Fonction du responsable : Directeur des Etudes au sein de la Direction de l'Organisation et des Systèmes d'Informations de Kiloutou.
Catégorie Métier : Commerce/distribution
Type(s) de projet : Bureautique/Groupware, Gestion comptable/financière--ERP, Gestion d'organisation et projets, Sécurité
Réalisation : Prestataire
Durée de développement : 2 ans
Date de mise en service : 01/07/2007
Rôle du prestataire :
Proposer une solution de dématérialisation de factures qui prend en compte la gestion des stocks des points de ventes, des produits et fournisseurs de façon 100% automatique et aider à l'appropriation de l'outil
Actions effectuées : Graphisme, developpement, administration

Logiciel

Nom : iProcurement d'Oracle et Readsoft Invoice IT
Editeur : ReadSoft

Invoices (dématérialisation de factures) et Invoice-it (rapprochement BdC/factures, vérification données fournisseurs)

Kiloutou souhaite remplacer les applications existantes par l'ERP eBusiness Suite d'Oracle, couvrant toute la chaîne achat. Pour dématérialiser ses factures, Kiloutou a retenu la technologie ReadSoft pour son haut niveau d'intégration à la suite Oracle.

Besoins

Fin 2005, décision est prise de remplacer un ensemble d'applications existantes par l'ERP eBusiness Suite d'Oracle, couvrant toute la chaîne achat, et d'y intégrer une solution de dématérialisation de factures. La volonté affichée est d'automatiser au maximum le processus sans dupliquer le référentiel fournisseur. Jusqu'alors, avec 3 ou 4 référentiels différents, l'entreprise avait du mal à consolider les informations et à identifier le niveau d'échanges réalisé avec tel ou tel fournisseur.Tout achat doit faire l'objet en interne d'une commande. Cette discipline, introduite dès 2002, s'avère aujourd'hui d'autant plus importante à respecter que près de 700 personnes en magasins sont susceptibles d'effectuer des achats.Une fois la demande d'achat saisie dans le module iProcurement d'Oracle, elle est validée via un workflow d'approbation puis enregistrée comme commande. La gestion de réception se fait également dans iProcurement.Lorsque la facture correspondante arrive, elle est scannée et interprétée par le module Invoices de ReadSoft. « La comptabilité fournisseur a défini des modèles pour nos principaux fournisseurs selon leur typologie de factures. Ce travail préparatoire facilite et accélère le processus de traitement » précise Christophe Laloyer. Ensuite, l'atelier de traitement d'Invoices vérifie l'existence du fournisseur dans la base correspondante (la table fournisseur AP) et valide si une commande est exigée ou non pour ce fournisseur. Dès lors que la facture est reconnue dans le système et que tous les champs sont eux aussi reconnus, elle passe automatiquement dans le module Invoice IT (qui utilise le workflow standard d'Oracle) pour l'étape de rapprochement avec la commande. Une fois le rapprochement effectué, la facture est enregistrée dans AP pour le contrôle quantité/prix/réception, puis pour la mise automatique en règlement. Un opérateur n'intervient que lorsque les factures présentent une anomalie et nécessitent d'être vérifiées et complétées. Toutes ces opérations se font sans jamais sortir de l'environnement Oracle.

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