Véhiculer l'information jusqu'au décisionnaire

On pousse un peu plus loin le processus de la capture en l’automatisant avec l’utilisation d’un logiciel qui reconnaît le contenu du document et automatise un certain nombre de tâches. “Le meilleur exemple est celui de la comptabilité où en partant de la numérisation d’une facture, celle-ci peut être automatiquement transmise à la comptabilité fournisseurs, à la personne en charge des paiements, tout en vérifiant automatiquement que les coordonnées bancaires sont conformes, que les validations nécessaires ont été faites et que le paiement peut être réalisé, ou même le réaliser”, illustre Allen Carney. “L’étape ultime consiste à apporter les informations issues de la capture là où les décisions sont prises. Dans l’exemple des factures, une fois placées dans le workflow, la personne en charge de la comptabilité peut accéder à différentes informations telles que le nombre de factures à régler maintenant, ou le nombre pouvant être réglé tout de suite, permettant d’obtenir une remise pour paiement rapide… Là, les informations contenues dans la facture permettent de prendre des décisions. C’est le degré ultime de la capture, de son point d’origine, dans un processus automatisé qui apporte l’information analysée jusqu’au décisionnaire”.