Un support précieux pour le document

Les atouts de ces périphériques ne manquent pas. Mais comment faut-il les choisir pour en faire des outils dédiés au service d’une stratégie de gouvernance du document ? “Les critères sont nombreux et dépendants de la façon dont l’entreprise utilisatrice souhaite mettre en place sa politique de gestion documentaire”, explique Daniel Mathieu, Directeur Marketing, Communication et Développement Durable chez Konica Minolta. “Parmi ceux-ci, on peut citer l’encombrement, le format maxi de document supporté, la volumétrie ou la capacité à bien fonctionner en simultané avec d’autres utilisations : impressions, copies, etc. Une forte capacité à s’intégrer dans le système d’information de l’entreprise (authentification, sécurisation des accès, AD, LDAP) et des possibilités de personnalisation avancée de l’interface de l’écran tactile sont également capitales. Celles-ci rendent possible l’accès, directement au niveau de l’écran du multifonction, à une large gamme d’applications embarquées. Des fonctions habituellement uniquement accessibles à partir d’un poste de travail déporté deviennent utilisables directement sur le multifonction. Celui-ci devient un véritable point service documentaire”.  Pour Renaud Deschamps, Directeur Général de Lexmark, “un multifonction adapté aux besoins métiers de l'utilisateur et la proximité de cet équipement de scannérisation sont deux critères fondamentaux. Pour répondre aux besoins métiers fautil de la couleur ou pas ? La numérisation en couleur est toujours nécessaire, mais pas forcément l'impression. 98% des pages dans l'entreprise sont imprimées en A4, pourquoi mettre alors des équipements A3, plus chers, plus lourds, plus voraces en énergie et en dégagement calorifique, et donc moins taillés pour la proximité ? La notion de proximité est importante car l'utilisateur doit pouvoir facilement dématérialiser. Si l'équipement est trop loin, il gagnera plus de temps à conserver le document sous forme papier, mais cela aura alors un impact sur la productivité de l'entreprise par exemple en ne partageant pas l'information”. Pascal Genty, MFP & ScanJet marketing category manager pour HP France, distingue les besoins de l’utilisateur de ceux de l’administrateur et reste persuadé que “la parfaite adéquation aux besoins de l’entreprise est la clef de la réussite. L’utilisateur doit se focaliser sur son métier, traiter plusieurs dossiers tout en gardant un niveau de productivité. Ceci implique une rapidité d’exécution et une simplicité d’utilisation ainsi que la fiabilité du matériel. Le multifonction, y compris dans son usage de numérisation, demeure un outil libre-service. Il doit donc offrir à la fois un usage personnalisé grâce à des icônes préconfigurées permettant d’effectuer efficacement et rapidement les scannérisations fréquentes et répétitives, et un usage ouvert permettant la polyvalence des envois (scan to). L’administrateur est responsable du passage du document numérisé du périphérique aux flux d’informations de l’entreprise. Il est donc important de fédérer les différents processus de numérisation, de les intégrer aux processus- métiers. Ceci peut impliquer une administration distante, multi-sites. Autre point, qui est primordial : la sécurité. Les scanners sont de plus en plus des bornes autonomes de numérisation, comme c’est le cas pour les copieurs et les multifonctions. Il est donc primordial de s’assurer que personne ne pourra usurper l’identité d’un utilisateur pour assurer la sécurité du document dans l’entreprise”. Nicolas Cintré, Chef de groupe marketing chez Brother France estime quant à lui que pour être efficace, “le multifonction doit d’abord être disponible et accessible à l’utilisateur à chaque instant. L’efficacité d’un multifonction se mesure ensuite par sa capacité à gérer les sollicitations multitâches sans ralentissement de son fonctionnement et par sa rapidité de traitement de l’image et de l’information à transmettre au PC ou sur les différents serveurs. Les fonctions de numérisation recto-verso mono-passe ainsi que les fonctions avancées de numérisation vers des dossiers partagés sur le réseau, vers un serveur FTP ou encore vers un serveur mail ou serveur de fax permettent de gérer le flux d’information dans toutes les situations et ainsi d’appréhender les multifonctions comme une véritable clé d’entrée aux workflows nécessitant la dématérialisation de documents. Ces fonctionnalités permettent également l’utilisation du multifonction de manière complètement autonome, c'est-à-dire sans ordinateur. Enfin, l’efficacité, ce sont les bé néfices utilisateur de la solution à l’usage : convivialité et simplicité d’utilisation, intuitivité de navigation sur les écrans tactiles, fiabilité d’utilisation et rapidité d’exécution”.