Un huissier électronique

Fondamentalement, une entreprise a besoin d'un coffrefort dès lors qu'elle émet des pièces électroniques (réponse à un marché public, facture dématérialisée au sens fiscal, bulletin de paye, etc.) A chaque fois qu'elle produit un document qui l'engage, il lui faut préserver et protéger ses engagements. Autant de preuves que l’entreprise ne peut confier à son système de stockage classique car elle doit intégrer la notion de préservation du caractère original de la pièce entreposée. Le coffre-fort électronique est pensé pour ça : à l’inverse d’une GED, il est en mesure de sceller une pièce, de créer un journal de preuves, d'horodater et de préserver la qualité de la signature. Tel un huissier électronique, le coffre-fort numérique dépasse les fonctions de conservation pour remplir un rôle d’attestation de dépôt ou d'utilisation des archives. Le journal de preuves, registre de sécurité conservé en marge des données, place la solution audessus du système de stockage classique en permettant notamment un audit, véritable contrôle des entrées et sorties des archives sans avoir besoin d’accéder directement aux documents. Associé au chaînage des archives, le dispositif présente de fortes garanties de sécurité : “chaque archive possède un lien avec l’archive précédente, ce qui sert à prouver qu’une archive a pu disparaître et a été, le cas échant, volontairement supprimée”, explique Charles du Boulay. Une organisation typique du document repose à l’heure actuelle sur un stockage sécurisé, sur une GED qui permet de partager ou de mettre en place un workflow et sur un coffre destiné à recevoir en toute sécurité une information électronique et des éléments de preuves consignés à part de l'archive. Ce coffre peut être un espace de stockage situé chez un prestataire tiers de confiance en dehors de l'entreprise mais pas nécessairement. Recourir à un tiers de confiance traduit plutôt la volonté d'externaliser la fonction parce qu'elle est trop technique ou trop coûteuse à déployer, parce qu'elle nécessite une infrastructure de sécurité qu'on ne souhaite pas mettre en place ou encore parce que les projets de dématérialisation en sont encore à des balbutiements dans l’entreprise. “Bon nombre d'entreprises privées et publiques opèrent des systèmes sécurisés et n'ont pas besoin spécialement d'un tiers pour créer la confiance. En revanche elles peuvent avoir besoin d'un tiers pour prolonger la confiance qu'elles ont avec leurs administrés ou avec leurs clients”, explique Jérôme Mendiela.