PARTAGE D’EXPÉRIENCE – La bascule vers un ERP Cloud pour les finances et les achats

 

Jérôme Nevicato,
directeur des fonctions centrales et gestion de la donnée de La Mutuelle Générale

 

 

Confronté à la fin de maintenance de son ERP Oracle E-Business Suite Oracle 12.1.3, La Mutuelle Générale a, en 2019, un projet visant à remplacer son ERP finance, mais aussi à doter sa fonction Achat d’un processus totalement intégré. « Deux possibilités s’offraient à nous » résume Jérôme Nevicato, directeur des fonctions centrales et gestion de la donnée à la DSI de La Mutuelle Générale. « Nous pouvions soit réaliser un upgrade classique et monter en version sur cet ERP, soit changer d’outil et aller vers une autre solution, Oracle ou un autre ERP. » C’est la deuxième option qui est initialement préférée et Oracle ERP Cloud est finalement choisi. « Oracle proposait une offre totalement intégrée, une plateforme unique. Nous l’avons choisi pour leur bonne couverture fonctionnelle sur le périmètre considéré, des concepts et une interface utilisateur proche d’Oracle E-Business Suite, ce qui rassurait nos utilisateurs qui maîtrisent bien cet environnement. »

Un projet mené en 8 mois, montre en main

Le projet a pu réellement démarrer avec différents ateliers TCM (True Cloud Methodology), une méthodologie propre à Oracle Consulting. Ces ateliers étaient menés par Oracle en collaboration complète avec La Mutuelle Générale qui a mobilisé 5 personnes dans ses équipes IT, 2 personnes à temps plein dans les équipes Achats et 2 sur la Finance. Dans les phases de recettes, tous les collaborateurs des directions financières et achats sont intervenus sur l’application. La migration elle-même a été menée en 8 mois.

Le volet finance de l’ERP met en œuvre les modules General Ledger, Account Management, Account Payable, Account Receivable et Asset Management tandis que le périmètre Achats comporte les modules eProc et Purchase Order. 8 entités légales sont gérées au niveau de l’ERP, ce sont 20 000 factures fournisseurs qui sont traitées chaque année, et environ 6 500 demandes d’achat.

Jérôme Nevicato ajoute : « L’ERP est complètement intégré au système d’information et aux outils métiers de La Mutuelle Générale. Nous gérons ainsi environ 500 millions d’événements business qui sont transformés via notre interpréteur comptable Axway XIP (anciennement Règle du Jeu) en lignes comptables pour l’ERP. Nous avons des volumes plutôt conséquents d’événements qui doivent être traités par la plateforme. »

Finance et Achats, deux projets en un

Si, pour la direction financière, ce projet s’apparente à une modernisation des outils E-Business Suite en place, pour la direction achats, il s’agit d’un projet totalement nouveau. Valérie Sturbois, South Customer Marketing Director chez Oracle, souligne : « La Mutuelle Générale a adhéré à la proposition de valeur que représentait une plateforme intégrée pour deux applications. Du point de vue d’Oracle, il y a eu deux projets. Nous avions d’une part une migration de E-Business Suite vers ERP Cloud et, dans le même temps, un nouveau projet sur les Achats. Le point important, c’est que ces projets se sont déroulés en parallèle. Notre directeur de projet a su, avec son équipe, s’adapter à cet environnement propre à La Mutuelle Générale en suivant la méthodologie TCM et avec une volonté de travailler ensemble. Cette collaboration entre les équipes de La Mutuelle Générale et Oracle a été la clé de la réussite du projet. »

En suivant cette méthodologie, le projet a été marqué par deux “playbacks”. Le premier a eu lieu en décembre 2019 lorsque l’équipe projet a pu présenter un premier MVP (Minimum Viable Product) sur le périmètre Finance. Dès le mois de décembre, les utilisateurs ont eu un accès à l’ERP et ont pu manipuler et commencer à s’approprier l’outil. Un deuxième “playback” est venu par la suite compléter ce premier MVP sur l’ensemble du périmètre, avec le même processus de présentation de la solution aux futurs utilisateurs, avec une phase d’appropriation.

Une recette menée malgré le confinement des utilisateurs

Du côté DSI, Jérôme Nevicato souligne : « Nous avons dû réorganiser notre système d’information, car même si une bonne part de celui-ci est déjà dans le Cloud, par rapport à l’existant de notre SI finance, nous avions des sujets d’intégration à prendre en considération. La plateforme Oracle ERP Cloud communique via des Web Services, nous avons dû travailler avec des architectes et les équipes de ma direction en anticipant la mise en place d’Oracle ERP Cloud. » En termes d’accompagnement des utilisateurs, un soin tout particulier a été accordé à la partie Achats, car il s’agissait véritablement d’une nouvelle implémentation, sans reprise d’un existant. Le nombre d’utilisateurs était relativement important, de l’ordre de 300 demandeurs répartis dans toute l’organisation.

L’épisode du confinement, survenu en pleine phase de recette, n’a eu aucun impact sur le projet en termes de budget, de délai et de qualité.