Belvia, dont le parc comprend 52 000 logements sur 890 résidences réparties dans toute la France avec un maillage important d’agences locales, cherche à fluidifier et améliorer le traitement des dossiers locataires, jusqu’alors entièrement pris en charge au format papier (réception, traitement, copies, envoi et archivage des dossiers), en dématérialisant ses processus. La gestion des 7 000 dossiers constitués chaque année met en jeu de multiples intervenants et un volet collaboratif conséquent entre les différents sites du groupe. Régulièrement consultés par différents contributeurs (commerciaux, équipes de gérance, filiales de courtage et de gestion d’assurance, etc.), les éléments de ces dossiers comportent de nombreuses pièces à partager. Alors que le traitement papier génère des coûts importants et entraîne des risques tels que la falsification ou la perte de documents, le passage au numérique favorise une meilleure productivité à travers une consultation simple des documents et garantit leur contrôle et leur sécurité dès lors qu’ils sont archivés.
Indexer, classer, partager et archiver chaque document
Belvia Immobilier utilise la suite logicielle Easyfolder de Numen pour traiter intégralement les dossiers locataires au format numérique. La solution permet de verser, indexer, classer, partager et archiver chaque document constitutif d’un dossier. Le module Safe Manager crée des espaces confidentiels pour protéger et sécuriser les données personnelles, sensibles et engageantes, tout en préservant leur valeur juridique. « Nous avons été séduits tant pour l’expertise du secteur immobilier de l’éditeur que pour son approche méthodologique. La pertinence de la solution et la qualité du relationnel établie entre les collaborateurs de nos structures ont permis de déployer la solution dans les délais prévus », indique Gérard Mothais, directeur des systèmes d’informations et de l’organisation de Citya-Belvia Immobilier.
Une intégration native avec Microsoft Office et des plans de classement pré-paramétrés ont en outre facilité ce déploiement. En plus d’une conservation sécurisée des dossiers locataires dans la durée, l’entreprise s’appuie désormais sur une gestion transparente et des traitements plus fluides des dossiers tout au long du cycle de vie de la relation locataire.
