Markess pointe la typologie des documents dématérialisés

Dans l’étude “Référentiel de Pratiques Dématérialisation de Documents Sortants”, Markess International observe qu’en 2011 les organisations adressent avant tout des documents dématérialisés à leurs clients et à leurs fournisseurs. Pour le cabinet d’analyses, la liste des documents concernés par la dématérialisation est cependant loin d’être exhaustive, les décideurs interrogés par l’étude n’ayant parfois qu’une visibilité partielle sur les pratiques de dématérialisation des divers services ou entités de l’entreprise. Néanmoins, quelques documents clés se dégagent nettement, observe Markess. Ce sont notamment ceux sur lesquels ont porté initialement les projets des entreprises : factures clients, échanges commerciaux, propositions commerciales, commandes adressées par les services achats, appels d’offres (particulièrement dans le secteur public), documents techniques tels que les plans, notamment dans l’industrie, dans le cadre d’échanges collaboratifs entre donneurs d’ordre et fournisseurs. Le cas des documents adressés aux administrations est plus particulier puisqu’il existe des obligations pesant sur certains documents ou sur certains profils d’émetteurs, notamment les déclarations sociales et fiscales. Il reste toutefois de nombreux documents adressés aux administrations et que ces dernières invitent à dématérialiser. C’est le cas des attestations de salaire, illustre Markess : tous les ans, environ 7,5 millions d’attestations de salaire sont produites par les services RH en cas d’arrêt de travail et adressées aux CPAM, soit environ 15 millions de pages imprimées, dont les informations doivent être ressaisies pour être traitées. Autant de volumes de documents à traiter et à échanger qui, une fois dématérialisés, peuvent engendrer des économies et des gains conséquents, tant pour l’entreprise émettrice que pour celle réceptrice.