Les gains et enjeux de l'archivage électronique

Pour aborder l’archivage électronique, mieux vaut s’appuyer sur une équipe et une organisation. Une structure qui aura, au moment de l’évaluation de l’existant, établi un diagnostic mettant en évidence les gains et enjeux de l’archivage électronique (volumétrie non archivée, abandon des obligations de conservation, documents éparpillés, identification des documents à valeur probante, coût des archives traditionnelles, etc.). Avec l’implication de la direction, l’équipe en charge de l'archivage doit alors établir une nouvelle politique qui prend en compte la migration des archives traditionnelles vers les archives électroniques tout en évaluant les gains et les impacts de cette politique. Idéalement, la démarche s’accompagne d’une planification du projet sur 5 à 10 ans en définissant les fonctions d’archivage attendues et la montée en charge. La finalisation d’un projet de dématérialisation n’est que l'aboutissement d'une série d'approches et de stratégies dictées par une situation de départ. “Les premières étapes sont critiques et nous obligent à accompagner un client dans sa réflexion sur un projet de dématérialisation”, précise Jean-Yves Bina. “Il nous faut identifier tous les projets connexes à la réflexion initiale que ce client a pu avoir et essayer d'ouvrir le champ d'analyse tout en démontrant la rentabilité économique du projet”. Auquel cas, la dématérialisation des documents vient s'insérer dans une réflexion plus globale allant jusqu'à la virtualisation totale d'un ou plusieurs processus métier