Les défis de la gouvernance documentaire

De l’aveu de tous les professionnels, réussir la dématérialisation des factures facilite grandement la gestion de tous les autres types de courrier : le traitement de la facture met en jeu des technologies de reconnaissance et déclenche des circuits de workflow et de validation qui peuvent se montrer quelquefois si complexes que la gestion des autres documents s’apparente après coup à une simple formalité. Une règle s’impose toutefois pour tous les courriers numérisés : passer par le bon outil d’indexation, celui qui permet d’avoir le moins de traitement manuel ou de saisie à réaliser. Le fait de générer les bons fichiers d’images et les index associés facilite l’acheminement vers les destinataires et l’intégration au SI, à une GED ou un système d’archivage. Le marché a mûri mais il évolue aussi au-delà de la simple technologie de reconnaissance. “Pour l’heure, les entreprises gèrent toujours deux canaux de traitement différents, l’électronique et le papier.”, constate Pierre Patuel PDG de DPII. “Certaines choisissent de passer au 100 % numérique et d’autres de conserver en parallèle une gestion du papier, mais immanquablement se pose pour elles la question des échanges contractualisés et de la gestion de la signature électronique, dans un contexte national bien sûr mais surtout au niveau international où la législation est loin d’être harmonisée”. Pour autant, les solutions disponibles réussissent déjà la mise en relation entre les différents outils et le système d’information de l’entreprise. Elles font dialoguer l’interface des applications d’OCR ou de LAD avec celle d’un CRM, un ERP ou une base de données en s’appuyant sur des logiciels de classification automatique de document par le contenu. Dans ce contexte, c’est à la gouvernance documentaire – si elle est en place – de déterminer l’organisation la plus pertinente et d’optimiser la circulation des données. Lier, par exemple, la gestion des messages électroniques à conserver et la politique de gestion globale des archives courantes traditionnelles de l'entreprise, déployer une solution globale pour accroître l’efficacité de traitement en déterminant des flux par type de courrier afin de pouvoir produire des réponses dans les meilleurs délais, optimiser le temps de recherche et, surtout, partager l'information.