Le facteur humain, élément clé

Réduction des coûts, gains de temps, amélioration de la traçabilité et du suivi des documents sont les atouts généralement cités par les entreprises qui se sont lancées. Mais la plupart d’entre elles ont été à un moment confrontées à une forme de résistance au changement. Les organisations n’ont en effet ni le même engouement ni la même implication face aux défis de la dématérialisation. Elles cherchent avant tout à automatiser mais ne pensent pas systématiquement à l’accompagnement au changement et ne possède pas toujours une connaissance pointue des processus en jeu. « Investir un peu d’argent au début du projet pour comprendre l’existant, et faire du réingéniering de vision permet de consolider les approches », conseille Emmanuel Olivier. « Mieux vaut avoir une implémentation graduelle en commençant par ce qui est le plus simple, puis en découpant le projet en unités facilement appréhendables par les utilisateurs plutôt que de privilégier un mode big-bang ». Profiter de l’accompagnement au changement pour mettre en avant un ROI environnemental n’est pas non plus dénué de sens. Entre les calculettes d’empreinte de CO2 qui fleurissent chez les prestataires et les voix qui pointent la consommation d’énergie des infrastructures mises en jeu dans les processus de dématérialisation et de conservation de l’information, le bilan carbone penche toujours en faveur du numérique.