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L'archivage encadré

Autre facteur, la loi qui encadre l’usage de l’archivage de la messagerie en entreprise. “En France, s’applique le code du Patrimoine pour les courriels considérés comme des archives publiques, mais également l'article 8 de la Convention européenne des droits de l'homme de 1955 et plus généralement des législations afférentes aux traitements de données à caractère personnel, ainsi qu'à la protection du droit d'auteur ou encore à la fraude informatique”, rappelle Martine de Boisdeffre, ancienne directrice des Archives de France. “Ceci amène l'employeur à respecter en la matière six principes de base : la transparence (toute personne de l'entreprise doit être informée du fait qu'un système d'archivage a été mis en place, le cas échéant automatisé), la finalité (doit être conforme à la législation sur les archives), la proportionnalité (seuls certains courriels sont conservés pour une certaine durée), la sécurité et la confidentialité et enfin le droit d'accès et de modification”. L’email possède la caractéristique de ne plus être modifiable à partir du moment où il est créé. Lorsqu’il est stocké dans les espaces réservés à la messagerie, il est conservé et archivé au sens actif du terme, permettant une gestion dynamique des informations. Sur une échelle de temps variable, cette gestion au quotidien des emails aboutit toutefois à un archivage pérenne, avec ses phases de versement, de traitement, de conservation et de communication. Les approches pratiques se plient alors à la politique d’archivage, si celle-ci existe. Que ce soit sur site ou en mode hébergé, les spécialistes insistent sur l’importance de cette politique. En amont des aspects techniques, elle détermine la nature des emails susceptibles d’engager la responsabilité de l’entreprise et qu’il convient d’archiver pour une durée donnée, en fonction des activités de l’entreprise. En plus de fournir à tous les utilisateurs de la messagerie un canevas de règles, trier contribue à économiser de l’espace de stockage. Mais pour certains fabricants, l’augmentation à coûts quasi constants de la capacité de leur système de stockage dispense au contraire de trier les emails. Pour eux, si les données sont dédupliquées et le moteur de recherche efficace, il est possible de tout archiver.