Capitaliser sur des outils natifs

L’arsenal d’outils mis à disposition est large. Chaque constructeur décline ses propres solutions, mises logiquement en avant lorsqu’il s’agit d’optimiser la flotte d’un client. Le recours à des applications tierces, capables de gérer un parc multimarques, constitue une bonne piste mais celle-ci n’est pas toujours recommandée par les constructeurs. “Le potentiel des solutions logicielles est aujourd’hui reconnu, mais le matériel offre des solutions d’optimisation depuis de nombreuses années déjà pour accompagner ces changements”, soutient Nicolas Cintre, chef de groupe marketing de Brother. “La gestion de quotas, l’impression sécurisée, le verrouillage des fonctions, la restriction d’accès à la couleur ou encore le flirtage IP sont autant de solutions qui permettent une première approche rationalisée des outils d’impression trop souvent méconnus et inexploités. Ces fonctions, nativement présentes dans les produits, couvrent déjà une partie des fonctionnalités proposées par une solution logicielle qui nécessite des coûts additionnels. Le déploiement de solutions logicielles complexes (règles d’impression, gestions de quotas, ou encore redirection d’impression) nécessite au préalable de bien maîtriser les usages en entreprise : qui imprime quoi, quand et où, afin de mieux penser les flux traditionnels de tâche d’impression”. Dans tous les cas, une cartographie des activités d’impression s’impose. Quand il n’est pas mené en direct par les constructeurs, l’audit est confié à des partenaires. “Nous travaillons avec des experts de l’accounting qui savent optimiser à la fois les parcs d’imprimantes et les coûts”, explique Christian Beziat, chef de produit chez Epson. “Les solutions d’accounting donnent lieu à un audit quasi permanent, permettant d’allouer les ressources d’impression là où on en a besoin”. Tierce ou maison, ces solutions servent la politique d’impression, et celle-ci se montre plus subtile à déterminer aujourd’hui qu’elle ne l’était hier. En cause, le périmètre de l’impression qui s’élargit désormais à la gestion du document, en partie grâce au succès du multifonction. Une évolution qui n’exonère pas d’une évaluation des besoins, bien au contraire. “La croissance exponentielle du volume de flux documentaires papier et son traitement manuel sont à l’origine de nombreux inconvénients (erreur et double saisie des informations, perte, divulgation d’informations, etc.) et coûts cachés (temps de recherche de documents, coût de stockage etc.), et pour pallier cela, il faut mettre en place une prestation d’audit de flux documentaires via une étude organisationnelle”, conseille Daniel Mathieu, directeur du marketing, de la communication et du développement durable pour Konica Minolta. “Une offre d’optimisation qui combine à la fois du consulting, du matériel, de l’implémentation de solutions et du management de flux documentaires, afin d’améliorer les flux et les processus documentaires dans l’entreprise. Cette offre doit également s’appuyer sur une stratégie de durabilité en améliorant l’efficacité des parcs d’impression, mais aussi en réduisant leurs impacts sur l’environnement”.