Izem Feknous,
directeur de Keyrus Management Régions
A travers quelques questions, Izem Feknous, directeur de Keyrus Management Régions, dresse une cartographie simple de la robotisation des processus et détermine les critères de choix d’une solution.
Comment concevoir un processus efficace à partir du processus existant ?
Le principe d’automatisation implique tout d’abord de dresser un état des lieux du processus à automatiser. Dans une perspective de lean management, il faut identifier les tâches effectuées en doublon, celles à faible valeur ajoutée, les responsables de chaque tâche, les tâches en amont et en aval, etc. Mais d’autres points sont à évaluer. Il y a d’abord la qualité des données à l’entrée du processus et en bout de chaîne qui peut avoir des impacts sur la réalisation des tâches. Un recensement ainsi qu’une évaluation des outils utilisés sont également nécessaires : ai-je connaissance de la totalité des outils impliqués dans mon processus ? Me permettent-ils de garantir l’intégrité et la qualité de la donnée ? Aident-ils les utilisateurs à réaliser leurs tâches ? Quel est le taux d’appropriation des outils dont disposent les utilisateurs ? Ces outils prennent-ils en compte les spécificités du business et/ou de l’organisation concernée ? Une fois réalisé un état des lieux de l’existant exhaustif (rôles et responsabilités, organisation, outils et processus), il convient de dessiner un processus cible assorti de sa feuille de route d’implémentation, sans oublier de prendre en compte l’aspect évolutif des structures. Si des consultants interviennent dans une structure à forte croissance avec des enjeux liés à une volumétrie qui explose, le nouveau processus devra supporter cette croissance dans les deux sens du terme : la soutenir et y résister. Cela implique nécessairement de dessiner des processus scalables et un outil de RPA peut garantir cette scalabilité du processus.
Comment choisir un outil de RPA ?
Ce choix doit s’appuyer sur plusieurs critères : l’évaluation de la réponse au besoin de l’utilisateur apportée par l’outil, la capacité de l’outil de RPA à faire l’interface avec l’intégralité du SI existant sans limiter l’évaluation de cette capacité d’interfaçage aux seuls outils utilisés dans le processus étudié, la capacité de l’outil de RPA à supporter la croissance et la stratégie de l’entreprise, et, enfin, l’intégration des coûts de l’outil, incluant maintenance et licence. Dans la mesure où il peut se déployer de façon transverse, il convient d’éviter de déformer le processus pour qu’il s’adapte à l’outil.
Si l’on utilise ce dernier dans un processus prenant en compte les aspects d’automatisation, il devient possible d’exploiter l’ensemble des capacités techniques de l’outil de RPA. Aujourd’hui, un outil de RPA ne limite pas ses apports à une automatisation de tâches, un séquencement de tâches ou un processus. Puisqu’il peut s’inscrire transversalement aux métiers, il permet une supervision plus globale des processus. Il apporte également une dimension user-friendly qui optimise le taux d’appropriation de l’outil par les utilisateurs. Enfin, dans une perspective de pilotage de l’activité, outre le temps dégagé pour l’analyse, les outils de RPA proposent bien souvent une application de reporting personnalisable et accessible sur tout type de dispositif.
