Analyses et audit en préambule

Dans ce contexte, l'analyse des besoins détermine les bonnes orientations. Pourtant les concepteurs de solutions sont unanimes, ce contrôle en amont est encore loin d'être systématique, en dépit du fait que beaucoup d'entreprises savent désormais qu'elles peuvent faire des économies sur l'impression. “Il s’agit de réaliser une cartographie, de mesurer les volumes, d’identifier les applicatifs, de réaliser des entretiens avec les acteurs clé, de comprendre quels sont les processus en jeu, quelles procédures sont adoptées en cas de panne ou simplement au moment de commander des consommables”, détaille Sabine Pion. “On peut ensuite positionner l'ensemble des moyens d'impression sur des plans pour obtenir une base de référence à partir de laquelle on pourrait imaginer une situation idéale et commencer un processus d'optimisation”. Une approche que l’on retrouve chez l’ensemble des constructeurs : “cette phase préliminaire est essentielle pour évaluer les besoins, faire un état des lieux et finalement proposer un diagnostic complet sur la base d'une analyse détaillée des volumes d'impression, des attentes en termes de fonctionnalités ou d'usage et des attentes spécifiques liées à la sécurité ou des exigences vis-à-vis du respect de l'environnement”, confirme Fabrice Claes, directeur du Marketing chez Oki. Qui assure cette prestation d’audit ? Dans la plupart des cas le constructeur ou ses partenaires, mais pas toujours. “Faire appel à un auditeur indépendant est un point important”, estime Pascal Handy, responsable du marketing chez Epson. “On peut difficilement être juge et partie : un vendeur de copieurs qui réalise lui-même l'audit aura tendance à supprimer toutes les imprimantes et, inversement, un vendeur d'imprimantes voudra faire disparaître les copieurs, alors qu'évidemment, l’équilibre se situe entre ces deux options. Chercher à réduire les coûts, c'est mettre en compétition son fournisseur et on peut dans ce cas-là difficilement lui confier un audit, sauf à s'entendre sur un renouvellement des machines”. Si la recommandation qui suit un audit se révèle orientée, le projet MPS peut en effet en pâtir. Une possibilité qui ne doit pas pour autant occulter le fait que, dans bien des cas, les missions de conseil reposent sur le bon sens, la confiance et l’intérêt des deux parties. “Nos services MPS varient selon le contrat de niveau de service (SLA) établi à l’avance”, souligne Bruno Archambeau, Business Development Manager chez Océ. “Ainsi, les performances et les améliorations que l’entreprise est en droit d’attendre sont d’emblée clairement définies”. Dans une mutation qui pousse le print et l’IT à converger, le multifonction apparaît aujourd'hui comme un périphérique connecté au réseau et au SI, managé et supervisé par les équipes informatiques. Bon gré mal gré, celles-ci attendent des prestataires pratiques et conseils qui sauront les décharger d’une exploitation de parc qui souvent ne les enchante pas. “Le point de départ des MPS est de savoir ce que l'on veut faire et pourquoi on le fait”, rappelle pour sa part Laurent Queulvée, à la tête de la division Managed Entreprise Services de HP. “C'est pourquoi nous proposons à nos clients une prestation de conseil avec des interlocuteurs certifiés, qui leur permet d'évaluer quel va être le retour sur investissement d'une démarche MPS, de construire leur business case et de démarrer leur projet avec une méthodologie qui repose sur 3 étapes clés : optimisation de l’infrastructure, gestion de l’environnement et des services, amélioration des processus”. C'est bien à l'issue de la phase d'analyse et lors des recommandations que se négocient les grandes lignes du contrat, avec comme motivation principale la réduction des coûts. Un objectif pas aussi facile à atteindre qu’il y paraît et qu’on ne résume pas à la diminution d’un coût par page calculé, et donc facturé. La récente étude Ricoh nommée “Une gestion documentaire réussie au sein du nouveau paradigme de l’information”confirme l'existence de multiples facteurs qui poussent à lancer un projet MPS. On y apprend “qu’une approche uniformisante ne débouchera que sur des améliorations limitées en termes de fonctionnement et de coûts. Elle peut aussi augmenter les risques de ne pas répondre aux attentes des clients. Tous pays confondus, les trois facteurs clés de succès d’un projet MPS sont des économies prouvées, pérennes et au-dessus de la moyenne, une capacité d'accompagnement et de déploiement dans le monde entier et, enfin, l'expérience du fournisseur”.