5 Archivage, SEPA : des normes qui évoluent

Les SAE (systèmes d'archivage électronique) bénéficient d'une nouvelle certification liée au référentiel de la marque NF 461. Celle-ci permet de distinguer les SAE qui respectent la norme NF Z 42-013 ou la norme ISO 14641-1 ainsi que le référentiel de certification associé. Proposée depuis le début de l'année aux entreprises qui souhaitent mettre en place ou qui possèdent déjà un SAE, la certification devrait s'imposer rapidement.

On observe également que l'archivage mixte papier et électronique, devenu une réalité en 2012, est une tendance qui perdure en 2013. De fait, de nombreux projets englobent la gestion des archives papier et électroniques au sein d'un outil unifié. Ils cherchent à répondre aux obligations réglementaires, à l'obsolescence des applications de gestion des archives papier, à la croissance des flux numériques et au besoin d'homogénéiser les outils.

Enfin, dans le calendrier des dates butoirs, il ne faut pas oublier la mise en route en février 2014 de la norme SEPA pour la gestion des prélèvements et, à partir du 1er janvier 2015, l'obligation pour les collectivités d'envoyer à leur trésorerie les documents comptables sous forme électronique, deux contraintes qui devraient dès 2013 participer à un regain de croissance chez les prestataires. D'ailleurs, s'il fallait retenir un point important parmi ce chapelet de tendances, c'est bien l'embellie attendue par tous les acteurs du secteur. Celle-ci devrait logiquement conduire à un basculement plus marqué des usages. Pour certains observateurs, la dématérialisation au sens large s'oriente ainsi vers une logique de réseau d'entreprise : il serait à terme possible d'échanger des factures, des bons de commande ou d'autres documents de façon sécurisée, un peu comme on s'échange des infos, des photos ou des vidéos sur les réseaux sociaux. 

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L'intérêt de la dématérialisation fiscale des factures

Trois points distinguent, la dématérialisation fiscale des factures de la dématérialisation classique : la facture est conforme aux 14 points de contrôle requis par l'administration fiscale, ensuite l'identité de l'auteur de la facture (sous forme de document numérique ou de flux EDI) est certifiée par un tiers de confiance, enfin, la facture numérique signée est conservée dans un coffre-fort électronique. Avec la dématérialisation fiscale, c'est désormais le document numérique archivé et signé numériquement qui a valeur de preuve comptable. «Ce n'est plus un paraphe sur une facture mais un flux numérique qui déclenche le paiement effectif de la facture, dans le cadre d'un workflow de validation», explique Alexandre Lecsei, directeur des programmes à la Caisse des Dépôts et Consignations. L'institution financière publique a confié à Seres, filiale de Docapost, le traitement de factures issues d'une vingtaine de fournisseurs. Pour mettre en œuvre ce dispositif, la CDC a procédé fournisseur par fournisseur. «A ce jour, la dématérialisation fiscale concerne un seul fournisseur et nous sommes en train d'achever la mise en production d'un second», précise Alexandre Lecsei. Sur un total de 90 000 factures fournisseurs par an, 50 000 sont pour l'heure dématérialisées fiscalement. Le taux de rejets pour anomalie est tombé à 1,3% contre près de 30% auparavant. «Chaque échange client/fournisseur est différent, chaque partie a tout intérêt à analyser en détail son processus de facturation dans ses aspects organisationnel comme informatique», conseille Alexandre Lecsei.

En Haute-Savoie, Sportpulsion, grossiste spécialisé dans les activités sportives, a pour sa part choisi DPii pour la dématérialisation de ses 10 000 factures sortantes et ses avoirs. Le prestataire s'appuie sur les formats PDF/A pour dématérialiser les factures en provenance de Sage. Les clients destinataires de ces documents disposent d'un accès direct, sans identifiant ni mot de passe, tout en conservant la traçabilité de lecture (accusé de réception). Ils bénéficient ainsi d'un document à valeur légale (horodatage et signature électronique).

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Décathlon  dématérialise ses bulletins de paie

Confrontée à une lenteur de distribution des fiches de salaire de ses 18 000 collaborateurs disséminés dans quelques 290 établissements, l'enseigne décide il y a un an et demi de dématérialiser ces documents. Sans que le projet soit stratégique, Décathlon souhaite s'en remettre à une solution moins chronophage, simple et peu onéreuse, mais constituant surtout un service pour ses employés. Pour respecter la loi, le principe du projet repose sur le volontariat. La solution retenue est celle de Novapost, CDC Arkhinéo faisant office de tiers archiveur. Elle met à disposition un coffre-fort numérique dans lequel chaque salarié peut conserver ses bulletins de paie pendant 50 ans et offre aussi à chacun d'eux un espace de 6 Go pour d'autres documents personnels. Le déploiement s'est fait en douceur, essentiellement en mode SaaS. Un peu plus de 40 % des salariés ont aujourd'hui opté pour la solution. C'est moins que ce qu'espérait la direction qui tablait plutôt sur 2 tiers de convaincus après une année de lancement. La crainte classique du virtuel, un turnover important du personnel et une communication qui aurait dû être plus tonique expliqueraient cet écart. Mais l'objectif est atteint : là où 2500 managers remettaient en main propre les bulletins de paie, une seule personne réalise aujourd'hui cette distribution en une demi-heure.