Nous avons testé les solutions proposées par Sage et Cegid. Voici nos explications et analyses.
La solution DSN de Sage
Sage a anticipé la mise en place de la DSN depuis novembre 2013 avec une version testée et validée par des utilisateurs pilotes et une solution est déjà opérationnelle auprès d’une soixantaine de clients PME. La société a fait le choix d’accompagner ses clients en leur proposant une solution alliant la rigueur imposée par les nouvelles obligations déclaratives et une certaine liberté dans les modes de transmission des données dans la période intermédiaire.
Le processus déclaratif est basé sur un module de gestion, commun aux différents logiciels de paie de la gamme Sage, dont les versions devront être mises à jour pour pouvoir intégrer la DSN.
Avec une interface très ergonomique, les utilisateurs retrouvent les réflexes naturels, ce qui facilite la prise en main du module. En général, il n’est pas nécessaire de connaître les codes sur lesquels reposent les informations demandées, ils apparaissent en tapant les premiers caractères (ex : DEM, pour le départ volontaire du salarié). Les problématiques, tel que la mise en évidence du salaire de référence, ont bien été appréhendées et ne devraient pas poser de difficultés aux gestionnaires de paie.
Une gestion efficace des informations
Une gestion efficace de la DSN passe avant tout par les informations liées au contrat de travail du salarié. Les nombreux contrôles mis en place dans le module pour s’assurer que chaque fiche est complète, sécurisent les déclarations mensuelles, mais également les évènements intervenant en cours de période (arrêt maladie, maternité, fin de contrat).
Les coûts induits par ces mises à jour et l’intégration de ce nouveau module, se retrouvent avant tout dans la formation (1 jour) et l’assistance qui semble indispensable pour s’assurer d’une bonne maîtrise des cas particuliers auxquels l’entreprise devrait être confrontée.
La solution DSN de Cegid
Cegid, en tant qu’acteur majeur du secteur des logiciels de gestion, se devait d’intervenir très tôt sur le projet de la DSN. C’est ce qui a été fait dès 2012 en participant aux réunions préparatoires du projet, puis par le déploiement avec succès de la première déclaration nominative en juillet 2013, issue de la solution paie Yourcegid RHPI d’une entreprise pilote de Normandie.
Cegid a fait le choix de développer un module DSN, dans un premier temps, pour son logiciel RH destiné aux grandes entreprises, pour ensuite l’adapter aux différentes solutions proposées à ses clients PME et cabinets d’expertise comptables.
Les difficultés rencontrées pour l’envoi de DSN dans la phase 1 du projet, semblent maintenant résolues, même si quelques problèmes liés à des contrats particuliers (notamment les CDD courts) restent en suspens et devront faire l’objet d’un nouvel examen par l’organisme chargé de la modernisation des données sociales (GIP-MDS). La stabilisation de la norme devrait favoriser le déploiement de la DSN.
L’utilisateur peut créer certains contrôles
Conçu pour des entreprises disposant d’un service paie et RH, le module conserve la souplesse d’utilisation des logiciels de paie proposés par Cegid. L’utilisateur peut créer lui-même certains contrôles lui paraissant nécessaires et qui viennent s’ajouter à ceux déjà intégrés dans le module. Le point d’entrée principal restant le dossier individuel du salarié, si toutes les informations sont correctement remplies, les risques de rejet de la DSN sont limités. La phase préparatoire est donc essentielle, les informations devant obligatoirement être fournies sont mises en évidence par des astérisques.
Avec la solution Cegid, et malgré les nouvelles contraintes déclaratives, la gestion de la rétroactivité de la paie reste possible et les DSN antérieures ne sont pas modifiées. Cela présente un avantage certain, notamment parce que le système prévoit également les régularisations sur l’exercice antérieur, auxquelles sont parfois confrontées les entreprises.
A noter également que l’absence de certaines rubriques n’est pas bloquante pour l’envoi de la DSN et le système traite les rubriques à 0. L’application est adaptée en fonction de la demande du client, cependant les DSN sont toujours établies à partir des paies clôturées. Compte tenu des délais très courts imposés pour les déclarations mensuelles, les entreprises devront certainement adapter l’organisation de la paie.
Le module a été développé pour des sociétés et des groupes disposant de nombreux établissements, il permet l’envoi des fichiers, soit au niveau de la société, soit pour les différents établissements. Cegid offre également le choix entre la transmission manuelle ou en EDI via son portail.
Un audit préalable
Il reste que, pour une bonne pratique de la DSN, l’éditeur incite fortement ses clients à procéder à un audit préalable de la paie et des dossiers du personnel et se propose d’accompagner ses clients dans cette démarche. Il faut prévoir en moyenne une journée, même si l’entreprise comprend de nombreux salariés.
Pour la mise en place de la DSN les entreprises doivent prévoir un budget de 3 000 à 4000 € sur 2014 (1 500 à 2 000 € et un délai de 2 à 3 mois pour une PME).
Bonnes pratiques
Bertrand Damon, consultant chez mc2i Groupe, cabinet indépendant de conseil en systèmes d’information.
« La mise en place d’un canal unique pour déclarer les données issues de la paie est une véritable opportunité »
Alors que l’échéance de la DSN (Déclaration Sociale Nominative) arrive à grand pas (janvier 2016), la réussite du projet réside en un seul mot : anticipation. C’est à cette seule condition que les entreprises pourront bénéficier des différents avantages offerts par ce nouveau mode déclaratif.
La simplification des déclarations s’appuie sur deux axes :
- une seule déclaration, la DSN mensuelle, en remplacement des principaux déclaratifs existants (DMMO, Attestation IJ, DUCS, TR, BRC, DADS-U, Attestation Pôle Emploi, etc.)
- un processus déclaratif intégré à l’acte de paie.
1. Les impacts sur l’organisation
Dans la plupart des grandes entreprises, la charge déclarative a conduit à la mise en place d’un service transverse pour gérer les déclarations mensuelles, trimestrielles et annuelles. Ces déclarations sont décorrélées de l’acte de paie et nécessitent des contrôles de cohérence entre la paie, les déclarations et la comptabilité.
Avec la DSN, cette organisation devra être modifiée. Les contrôles devront être renforcés au niveau de la paie puisque les données en seront directement issues, avec la même fréquence. Cela entrainera un transfert d’activité du service déclaratif vers le service paie. Néanmoins, un contrôle global de la DSN restera nécessaire, surtout à partir de la phase 2 : les données nécessaires à l’intégration de la DUCS (Déclaration Unifiée de Cotisations Sociales) restant agrégées par établissement et CTP (Code Type Personnel).
Il faut également sensibiliser et former les gestionnaires aux changements amenés par la DSN
2. Les impacts sur les processus
L’arrivé de la DSN modifiera les processus RH et favorisera leurs révisions, améliorations et simplifications. Par exemple, la gestion des absences santé devra être adaptée pour tenir compte du nouveau circuit de déclaration. Cela constitue une véritable opportunité pour simplifier ce processus qui représente une part importante de l’activité des services RH (suivi des absences, déclaration, retour d’absence, gestion des Indemnités Journalières de Sécurité Sociale). Le processus d’embauche devra également être revu afin de garantir la qualité des données d’identification des salariés et ainsi éviter les erreurs dans le message DSN.
Enfin, le contrôle de la paie prend une importance plus grande car la qualité des données de paie conditionne la qualité de la DSN et des reconstitutions qui seront faites par les organismes de protection sociale.
3. L’impact sur les SIRH
La DSN n’est pas envisageable sans une mise en conformité des systèmes d’information RH. Les éditeurs communiquent peu à peu les dates de disponibilités de leur module DSN et leurs fonctionnalités. En dehors de ces aspects, d’autres axes du SIRH peuvent être améliorés.
La mise en place de la DSN peut être freinée par un SIRH qui n’offre pas un niveau de qualité des données suffisant et par la gestion des mécanismes de paie.
Un SIRH non-centralisé complique nécessairement la mise en place de la DSN, mais risque surtout de faire perdre les opportunités de simplification offert par la DSN.
