Gestion des évaluations de l'AERES

Pour répondre à sa mission stratégique d'évaluation de la recherche et de l'enseignement supérieur, l'AERES a retenu la solution de gestion de contenu freedom de l'éditeur Anakeen. Dans un environnement multi-acteurs, cet outil structure, automatise le cycle de vie des évaluations, en restitue un reporting détaillé et donne accès à une base de connaissances vivante de plusieurs milliers d'experts.

Besoins

Un modèle d'évaluation complexeL'AERES s'appuie sur plus de 70 scientifiques couvrant l'ensemble des disciplines et sur un vivier de plusieurs milliers experts externes sollicités ponctuellement pour réaliser les évaluations. « Les 2 000 évaluations produites chaque année représentent plus de 20 000 documents manipulés à travers de multiples échanges et validations successives dans un environnement multi-acteurs. » Outre les volumes très importants d'informations à traiter, les évaluations s'effectuent à travers une gestion documentaire collaborative entre les structures évaluées, l'AERES et les experts externes. Véritable chef d'orchestre de ce processus complexe, le framework ECM (Enterprise Content Management) freedom de l'éditeur Anakeen structure et automatise le cycle de vie des évaluations via des workflows. « Les mécanismes de workflow spécifiques à chaque évaluation, l'attribution du rôle et des droits de chaque acteur appliqué au schéma et au timing de validation chronologique des documents, sont pré-paramétrés dans l'outil en quelques clics de souris. » Le couplage en cours de cette application avec la base de connaissances des 4 000 experts externes permet en outre d'évoluer vers une gestion totalement intégrée et automatisée des évaluations.Suivi et supervision temps réel de l'activitéLes responsables projet et la direction disposent d'une panoplie complète d'outils de suivi des évaluations et de reporting. « Le moteur de requête multicritères autorise la création de tableaux de bord à la demande. » Quelques clics de souris suffisent en effet pour visualiser l'ensemble des projets en cours, leur avancement, et décliner les résultats par type d'évaluation, organisme, étape de validation, scientifique ou expert. freedom permet aussi d'obtenir un document de synthèse sur un sujet ou un aspect précis d'une évaluation. « Les documents sont indexés au moment de leur enregistrement. » La simple saisie d'un mot clé permet ainsi de consolider dynamiquement des données issues de multiples formulaires et de différentes étapes de validation des documents.Délais réduits et qualité accrue des évaluationsMoins d'un an après sa création, l'AERES a d'ores et déjà démontré son professionnalisme et la performance de son système d'évaluation intégré. Il s'agit maintenant de l'outiller. « La solution freedom de l'éditeur Anakeen permet de répondre au cahier des charges très exigeant en matière de délais, de qualité des expertises et de conformité du processus de validation des évaluations. »