ALTAREA passe à la dématérialisation

Initié par l'ambition de sécuriser les originaux papiers au sein du siège social, ALTAREA a choisi CD-DOC pour l'accompagner dans la mise en œuvre d'un Système d'Archivage Electronique.Objectifs : Réduire la consommation d'énergie, le temps humain et les investissements nécessaires pour la gestion d'une signature ou la recommercialisation d'un espace locatif…

Besoins

Promotion immobilière, Gestion locative, Commercialisation… L'ensemble des départements de la foncière ALTAREA passe à l'ère numérique en intégrant une solution de Gestion Electronique de Documents et une organisation centrée sur la valorisation de l'information. De l'enlèvement des documents sur site à la mise à disposition du référentiel documentaire, CD-DOC est intervenu sur les dimensions structurelles, techniques et humaines du projet. L'élaboration d'une expression de besoins fonctionnels a fait suite à l'audit interne réalisé par les équipes de CD-DOC. Projet d'envergure, la réorganisation de l'information implique :- l'installation d'une solution de GEIDE (DocuWare), - la dématérialisation de l'historique papier,- la reprise des documents déjà numérisés,- la mise en œuvre d'une organisation de travail pour traiter le « fil de l'eau » (papiers, emails, fichiers bureautiques…),- l'analyse des processus métiers et la mise en place de WorkFlow électroniques (factures fournisseurs, baux, constructions, RH, aménagement, assurances …),- l'archivage numérique de l'ensemble des documents édités issus des applicatifs métiers,- la formation et le transfert des compétences dans le cadre d'un accompagnement à la conduite du changement.- Choisi pour le pragmatisme de ses équipes et sa capacité à répondre à l'ensemble des besoins exprimés, CD-DOC a insufflé le changement de manière opérationnelle tout au long du projet. A terme ALTAREA envisage de bâtir le modèle de foncière par excellence de demain afin de mettre au niveau de sécurité maximale l'ensemble de la documentation métiers / clients et gagner en efficacité sur les différents processus de travail d'une foncière (gestion du bail, validation des factures, suivi des états locatifs, suivi de travaux…).