A l'ombre des coffres-forts numériques

Parmi les offres de stockage qui se multiplient sur le web, le coffre-fort numérique occupe une place prépondérante. Il permet d'assurer la protection des données, l'archivage et la traçabilité.

Avec un patrimoine informationnel qui se dématérialise un peu plus chaque jour, se pose non seulement la question du stockage des documents mais de leur accès, de leur sécurité et de leur conservation. En dépit de l'image rassurante renvoyée par le terme coffre-fort, la décision de placer des données sensibles dans le monde numérique n’a, a priori, rien de naturel, pas plus qu'il ne semblait raisonnable, à l'époque de la naissance des services bancaires, d’échanger son or contre un bout de papier. Pour autant, les circuits de stockage traditionnel empruntés par l’information patrimoniale disparaissent au profit de supports numériques multiples. Et qu’on le veuille ou non, les stratégies cloud qui secouent le marché placent l’avenir du document sur un nuage. Surtout lorsque ce document possède une valeur probatoire et que son équivalent papier est destiné en toute logique à disparaître. C’est d’ailleurs l’un des enjeux de la gouvernance documentaire que de se pencher sur la pérennité de l'information face à des besoins de conformité qui vont grandissant. Dans l'arsenal mis à disposition pour garantir cette conformité, il y a le coffre-fort numérique. Qu'est-ce qui le différencie d'un répertoire qui serait opéré dans une infrastructure sécurisée ? “Une notion de cloisonnement qui va permettre une relation bilatérale entre le possesseur d'un coffre et son espace, avec une plus grande garantie d’étanchéité entre les différents espaces de stockage, ce qui n'est pas toujours la préoccupation d’une DSI lorsqu'elle veut faire du stockage sécurisé dans un datacenter”, répond Jérôme Mendiela, responsable du Business Development chez Numen. “A cette idée de stockage sécurisé, on rajoute le plus souvent une idée d’archivage car le coffre présente un enjeu de pérennité plus important que celui du stockage classique, avec une notion de durée de rétention, période pendant laquelle on ne peut pas détruire un document”. Sans impliquer de tableaux archivistiques, l’usage d’un coffre-fort ne peut pas non plus se passer d'un système de plan de classement, ne serait-ce que pour retrouver des éléments qu'on y a placés. Un entête, des métadonnées et des index suffisent à cartographier simplement le contenu du coffre. “Plus de 10 ans après l’apparition du concept, l’usage des coffres-forts électroniques se généralise”, constate Arnaud Belleil, Directeur Associé chez Cecurity.com. “Le coffre-fort électronique, quel que soit son contexte d’usage, se caractérise par le recours à des mécanismes cryptographiques qui permet de le distinguer des simples espaces de stockage. La mise en oeuvre de la signature électronique, des empreintes d’intégrité et de dispositifs d’horodatage font du coffre-fort une solution à même d’assurer un archivage électronique à vocation probatoire souvent désigné sous le vocable juridiquement impropre  » d’archivage légal ». Les garanties d’intégrité des contenus, de datation, de traçabilité des actions et de réversibilité sont ainsi systématiquement procurées par un coffre-fort électronique digne de ce nom”. “Le coffre-fort électronique ne se substitue pas à une GED”, précise de son côté Thibault de Valroger, Directeur Marketing & Business Development de Keynectics. “C'est un module qui vient en complémentarité d’une GED apporter des fonctions d'archivage à valeur probante et de traçabilité, mais ce n'est pas un composant qui amène de l'agilité sur la manipulation du document, sa principale fonction étant de garantir l'intégrité, la gestion de la preuve, la confidentialité sur de l'archivage des documents à longue durée”. Pour Charles du Boullay, Directeur général de CDC Arkhinéo qui revendique la propriété de l’appellation “coffre-fort électronique”, derrière ce terme se cachent de multiples approches qui toutes sont pertinentes à condition que la solution respecte trois critères principaux : la conservation durable, un accès en ligne à l’information et la garantie qu’on a bien à faire aux documents d’origine avec les moyens qui permettent de le prouver.