Ziad Wakim, VP Solutions chez Ever Team, pointe les enjeux du SAE, Système d’Archivage Electronique.
« De par l’ensemble des avantages qu’apporte le document numérique, l’usage du document papier diminue très rapidement et d’une manière inexorable. Le document original numérique devient donc un ensemble d’octets qu’il convient de conserver aussi longtemps et d’une manière aussi adaptée que ce qui était mis en place pour les documents papiers. Les obligations et les risques associés à la non conservation des documents électroniques originaux sont les mêmes que ceux qui existent vis-à-vis des originaux papiers. Comme pour les documents papiers, il ne doit exister qu’un seul original. Celui qui à une valeur légale. Les autres documents peuvent être considérés comme des copies. Une impression papier d’un document électronique n’a pas de valeur légale même si on pourrait peut-être arriver à lui donner une certaine valeur probatoire à l’aide d’éléments de preuve associés à la copie papier. La conservation des documents papier à valeur légale est assurée par la mise en place d’un système d’archivage où les documents sont classés dans des boîtes d’archives, elles-mêmes rangées dans des rayonnages. Parfois, pour faciliter l’accessibilité à certaines catégories de documents, des moyens de reproduction sont mis en place par ces services. Il peut s’agir de techniques de micrographie ou de numérisation. Le système d’archivage papier peut être interne à l’entreprise, ou externalisé chez un tiers archiveur spécialisé dans la gestion des documents papier. Dans le cadre de la numérisation, les images des documents peuvent être versées dans le système d’archivage électronique afin de leur donner une valeur de copie. Pour assurer la conservation des documents électroniques, le système d’archivage papier doit être remplacé ou complété par Le SAE ».
