Quels sont les enjeux du vrac numérique pour les organisations ? Comment le gérer et avec quels outils ? Explications de Philippe Delahaye, directeur général adjoint de Docaposte Arkhineo.
Doublons, triplons, fichiers périmés, nommage approximatif, versions différentes, format non pérennes… Ces fléaux sont aujourd’hui parfaitement identifiés par les professionnels de l’information. Les causes, elles aussi, sont bien connues : des serveurs organisés en silos, des applications dispersées sur lesquelles les salariés produisent et partagent leurs documents de travail, le manque de cohérence et l’absence de gouvernance de l’information. Et au rythme actuel de la croissance des volumes de données, toutes les organisations seront confrontées tôt ou tard à un problème de dispersion de leurs fichiers numériques. S’emparer de ce problème, c’est s’éviter bien des déboires en termes de conformité, financiers et finalement d’image.
La gestion de la conservation des documents : un enjeu de conformité
Les organisations (entreprises privées, publiques ou collectivités publiques) doivent faire face au contexte (complexe) suivant :
- elles ont l’obligation (comme c’était le cas pour les documents papier) de conserver les documents faisant l’objet d’une durée légale/réglementaire de conservation ;
- le respect de la durée légale de conservation des documents est d’autant plus complexe qu’elle est très variable : 5 ans pour les contrats de travail ou les contrats commerciaux, 6 ans pour les documents fiscaux (30 ans pour ceux-ci dans certains secteurs), 10 ans pour les comptes annuels… ;
- en l’absence de durée légale/réglementaire obligatoire, elles ont la nécessité de conserver les documents leur permettant, le cas échéant, de faire valoir leurs droits en cas de contentieux judiciaire ou administratif (fiscal, social etc…), et cela jusqu’à extinction du délai de prescription ; le corollaire étant qu’il leur faut également éviter la destruction d’un document (même échu) constituant une pièce justificative dans un contentieux en cours ;
- s’agissant de documents numériques, leur recevabilité repose sur la garantie de leur intégrité depuis leur création jusqu’à échéance de la durée de conservation (ou du délai de prescription) ;
- les documents conservés doivent pouvoir être accessibles rapidement ;
- la législation (mise à jour et renforcée avec le RGPD) leur impose de ne pas conserver les dits documents au-delà de la durée nécessaire à la finalité (durée de conservation légale ou délai de prescription) faute de quoi elles encourent des amendes extrêmement importantes.
Vrac numérique : un risque financier
Impossibilité de retrouver les documents demandés et de les fournir lors d’un contrôle administratif (fiscal, social, RH) ou d’un contentieux, fichiers devenus illisibles faute de conservation dans un format pérenne (ce qui revient à une non-présentation en cas de contrôle ou de contentieux), plan de classement défini par une seule personne et non harmonisé, durées de conservation non-respectées ou, a contrario, dépassées… En l’absence de véritable politique d’archivage respectant l’état de l’art en la matière, les problèmes posés par ce vrac numérique peuvent être nombreux et impactant pour ces organisations.
Le premier impact est un impact financier. La recherche non fructueuse de documents voire leur perte peut coûter cher aux entreprises. L’Association Information Management estime en effet que chaque salarié perd en moyenne 7h30 par semaine à rechercher une information sans la trouver. Toujours selon l’AIM, ¼ des entreprises mettrait un mois à rassembler les documents nécessaires à un audit. Le calcul est vite fait. A ceci, il convient d’ajouter (la liste n’est pas exhaustive) : les amendes liées à l’incapacité de fournir le(s) document(s) demandé(s) par l’Administration (Droit fiscal par exemple), le rejet complet de la comptabilité ou encore les amendes de la CNIL concernant le dépassement de la durée nécessaire à la finalité (au montant très très important).
Un autre impact, aux coûts plus difficiles à estimer mais néanmoins tout aussi important, est celui de la perte de patrimoine informationnel. Élément clé du capital immatériel de toute entreprise, ce patrimoine informationnel composé de données extrêmement variées (contrats, documents sociaux ou financiers, savoir-faire, brevets, historique, données clients, fournisseurs, processus organisationnels…) est à protéger (notamment du point de vue juridique), à enrichir et à valoriser.
Tout conserver à tout prix ?
Toutes les organisations conservent une multitude de fichiers (contrats, factures, devis, documents de travail, etc.) dans différents systèmes, de la messagerie au cloud, en passant par le disque dur local, des clés USB et des espaces sur des serveurs partagés. Bien éduqués et plutôt prévoyants, beaucoup de collaborateurs pensent, souvent à tort, que toutes ces informations serviront un jour ou l’autre. Or, ce n’est pas le cas.
Résultat : tous ces fichiers se retrouvent éparpillés un peu partout dans les outils informatiques, sans que personne ne sache ce qu’ils abritent et s’ils sont, oui ou non, importants pour l’organisation.
Tout détruire systématiquement à échéance ?
La législation (RGPD) impose aux organisations de ne pas conserver les documents au-delà de la durée nécessaire à la finalité du traitement (durée de conservation légale ou délai de prescription). Faute de quoi, elles encourent des amendes extrêmement importantes. Mais une destruction systématique de l’ensemble des documents parvenus à échéance de leur durée de conservation ne peut être envisagée de manière aussi brutale. En effet, il faut tenir compte du sujet de la « suspension légale » (en langage archivistique : le « gel » du sort final).
De quoi s’agit-il ? Dans le cas d’un litige, un document peut constituer une pièce essentielle dans la défense des intérêts d’une organisation. Aussi faut-il pouvoir l’identifier afin d’éviter qu’il ne soit détruit si l’échéance de sa durée de conservation intervient pendant la (souvent longue) phase de contentieux judiciaire ou administratif. Par ailleurs la justice peut elle-même être à l’initiative de cette suspension provisoire du traitement normal ou de la destruction d’archives.
Des outils intégrés aux SAE (Systèmes d’Archivage Électronique) permettent alors de procéder à cette suspension légale tout en assurant la conservation en toute intégrité des documents quelle que soit leur forme.
Autant dire que l’enjeu est considérable. Une organisation qui serait dans l’incapacité de fournir un document crucial s’expose à la perte du contentieux avec toutes les conséquences juridiques et financières associées.
Le système d’archivage électronique : antidote au vrac numérique
Aujourd’hui, face aux défis du vrac numérique, de nombreuses organisations n’ont toujours pas mis en place de gouvernance de l’information ni de politique d’archivage. Il est pourtant essentiel pour elles de savoir de quoi est constitué leur patrimoine informationnel et où il se trouve. Mais aussi de maintenir sa sécurité, savoir le trier, gérer sa volumétrie croissante, en permettre l’accès rapide aux personnes habilitées, et surtout de cartographier les risques.
Il est donc urgent que ces organisations comprennent qu’il est essentiel pour elles d’instaurer une politique d’archivage efficace, notamment grâce à un outil clé pour une bonne gouvernance de la conservation des documents : le Système d’Archivage Électronique. Il s’agit ici, outre de définir en amont des règles claires de nommage, de gérer les accès, d’harmoniser la conservation des documents, de la centraliser, de la sécuriser, d’attribuer des durées de conservation pour chaque type de document, un sort final par défaut, et de mettre en œuvre des solutions permettant de s’assurer du respect du RGPD (e. g. notifications d’échéance de durée de conservation avec un préavis suffisant pour prendre une décision sereine quant au sort final ou une prorogation de cette durée).
Un système d’archivage électronique (SAE), officiellement certifié conforme aux normes en vigueur, sera ainsi le seul outil capable de garantir l’intégrité, la pérennité, la disponibilité, l’accessibilité et la confidentialité des documents conservés. Il offre des moyens hautement sécurisés pour identifier, horodater, authentifier et tracer l’accès à ces documents dans l’organisation.
Toutes les questions liées à la conservation des documents doivent être abordées dans le cahier des charges lié au traitement de ce vrac numérique. Car, on le voit bien, les enjeux sont nombreux et les conséquences peuvent être dramatiques.
