Au salon Solutions RH de Lyon qui s’est déroulé les 22 et 23 novembre, la GED Zeendoc, une solution cloud en mode SaaS qui s’adresse aux TPE, PME et collectivité, mettait en avant ses nombreux usages SIRH.
Zeendoc, une solution de Sages Informatique, offre trois portes d’entrée aux TPE, PME et collectivités : la démat des dossiers fournisseurs, gestion et documents associés (facture, contrats…), celle des dossiers clients (factures, contrats commerciaux, relance, devis) et celle des dossiers RH. Au delà de la gestion électronique des documents, Zeendoc ne cesse d’évoluer pour répondre aux besoins de ses utilisateurs. Ainsi, la solution qui assure la traçabilité et la conservation des documents en adéquation avec les réglementations en vigueur (RGPD) se substitue pleinement à un SIRH grâce à de nouvelles briques logicielles permettant de gérer le capital humain d’une organisation tout en contribuant à la transformation digitale de celle-ci. Les utilisateurs RH ont accès à de nombreuses possibilités visant à faciliter leur quotidien et améliorer leur productivité.
Demandes de congés et planning
Celles-ci concernent notamment :
- les bulletins de salaire, qui apparaissent prêts à envoyer sur le portail de l’utilisateur. Ce dernier a alors la possibilité de programmer des envois numériques (via le coffre-fort numérique MyPrimoBox) ou par voie postale (grâce à un centre éditique intégré) ;
- les congés, dont la gestion est optimisée grâce à un calendrier recensant les personnes absentes. Chaque organisation peut disposer de son propre formulaire de demandes de congés personnalisé et mettre en place un circuit de validation automatique ;
- les dossiers d’embauche, centralisés au sein de Zeendoc. En un seul coup d’œil, les professionnels RH peuvent identifier d’éventuelles pièces manquantes. Afin de faciliter le processus de recrutement, il est également possible de créer un workflow adapté basé, là encore, sur l’automatisation (par exemple, lorsque tous les documents nécessaires à l’embauche ont été fournis, la promesse d’embauche est envoyée systématiquement) ;
- les documents à échéance (fin de période d’essai ou de CDD, entre autres), notifiés aux utilisateurs ;
- la signature électronique des contrats (de travail ou commerciaux) avec Oodrive, soit en simultané, soit un signataire après l’autre.
En plus d’intégrer un large éventail de fonctionnalités adaptées aux besoins des RH, Zeendoc centralise, au sein d’un espace unique, tous les documents nécessaires aux professionnels pour assurer le suivi des dossiers salariés. L’intégration de ces différentes pièces est largement simplifiée grâce à un classement préétabli dans Zeendoc. Et pour une efficacité accrue, les utilisateurs peuvent effectuer des recherches par critères ou mots-clés, offrant un gain de temps inestimable.
Une maîtrise des coûts
Les usages RH sont intégrés de facto sur la plateforme SaaS, pas de surplus lié à la souscription d’un module RH, seules certaines fonctionnalités liées à un nombre de signatures électroniques ou un nombre de bulletins de salaire sont facturés à la quantité à un prix très compétitif. Zeendoc fonctionne essentiellement sur un modèle d’abonnement et s’adapte donc à tous les budgets, la facturation étant basée sur le nombre de documents entrants, et non sur la capacité de stockage. L’idéal, donc, pour les entreprises plus modestes qui ne disposent pas de moyens suffisants pour se doter d’un SIRH.
40 % de taux de croissance annuelle
Sages Informatique, qui compte une petite centaine de collaborateurs, fait partie du Top 10 des employeurs en Corse. Elle affiche 40 % de taux de croissance annuelle sur 2021 (contre 15 % en moyenne selon l’association professionnelle eFutura), nous révèle Charly Delsol, le fondateur et président de Sages Informatique. Le dirigeant nous explique vouloir « se développer en Europe » – la société est déjà présente en Suisse et Belgique -, se basant sur la capacité de sa GED à assurer 80 % des besoins classiques d’une entreprise et à s’adapter aux 20 % des besoins métiers. Du boulanger au sous-traitant Airbus, en passant par la SNCF pour la gestion des contrats, la solution a dès sa conception répondu à ces deux critères essentiels qui font son succès : l’usage et la simplicité d’utilisation. « On colle aux demandes de nos utilisateurs, la solution évolue tous les jours ». Elle a séduit « 400 000 utilisateurs », nous précise Charly Delsol, qui a monté cette entreprise il y a une vingtaine d’années avec un polytechnicien, en commençant par la sauvegarde des données. Une belle réussite française, qui s’entoure de partenaires français également, et commercialise sa solution en mode indirect.
Une GED bas carbone
Sages Informatique a décidé de compenser ses émissions pour ses clients avec le programme Zeenplanet. Chaque jour, un arbre est replantanté dans les forêts françaises. Depuis janvier 2020, près de 1 500 arbres ont ainsi été plantés.
En se rendant sur ZeenPlanet, les utilisateurs de Zeendoc peuvent calculer l’empreinte carbone du forfait Zeendoc qu’ils utilisent, réaliser l’impact carbone de leur GED et se voir attribuer un badge bas carbone.
