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Témoignage – La Conférence des grandes écoles refond ses outils cœur de métier

La Conférence des grandes écoles engage une étape clé de sa transformation numérique avec la refonte de ses outils cœur de métier. Démat et automatisation sont au programme au profit de l’expérience utilisateur.

Les missions de la CGE sont triples. Elle représente ses membres auprès des pouvoirs publics, des acteurs de l’économie et de la société. Elle valorise l’expertise collective de ses membres et le rôle des grandes écoles via une activité de think tank. Enfin, elle accrédite les formations de ses écoles (Mastère Spécialisé, MSc, BADGE, CQC).

Trois enjeux majeurs

A la mi-2017, CGE a souhaité refondre son applicatif métier. L’objectif était de réfléchir aux usages métiers pour améliorer l’expérience utilisateur – qu’il soit interne ou externe – afin de fluidifier les processus et créer des espaces d’échange et de collaboration. 
L’enjeu numérique de la solution métier de la CGE est de gérer le cycle de vie des candidatures des écoles (de l’adhésion en tant que telle jusqu’à l’éventuelle fin de collaboration). Elle lui permet aussi d’instruire les demandes d’accréditation de formations. 

L’application métier sert également à animer le réseau des grandes écoles via des commissions et groupes de travail. Le système permet notamment de gérer automatiquement des listes de diffusion et de mettre à la disposition des membres des espaces documentaires où déposer leurs documents de référence et leurs productions. Enfin, l’outil est utilisé pour des enquêtes à caractère contractuel auprès des écoles membres.

« La CGE applique des critères d’adhésion exigeants. Nous devons vérifier que tous les critères sont remplis et qu’un certain nombre de valeurs sont partagées avec les écoles membres. Avant, le processus était entièrement manuel », explique Isabelle Laurençot, responsable du pôle gestion de l’information/process au sein de la CGE. Avec le cabinet conseil qui les a suivis, Acadys, la CGE a « inventé des processus 100 % dématérialisés et une gestion des dossiers semi-automatisée. Résultat : moins d’intervention humaine dans les processus et moins de subjectivité dans l’analyse des dossiers ». 
La même démarche a été appliquée pour les demandes de formations accréditées. Auparavant, tout se passait par échange de dossiers papier entre l’école, la CGE, un jury d’instructeurs et une commission. Ce processus est désormais entièrement dématérialisé.

Accélérer les interactions au sein du think tank
 
En tant que think tank, la CGE anime une douzaine de commissions.« Nous traitons de thématiques qui vont de l’amont (réforme du lycée et des classes préparatoires, attractivité des filières scientifiques pour les filles) à l’aval (évolution de l’insertion des diplômés des grandes écoles, en France comme à l’international, mutation des entreprises…). Nous traitons aussi de thématiques liées aux contenus des formations en tant que tels (stratégie numérique, formation à distance, innovation pédagogique, prospective…) ou encore de diversité ou de handicap », précise Isabelle Laurençot.

À l’occasion de la refonte de l’applicatif métier de la CGE, les grandes écoles ont, elles aussi, fait part de leurs souhaits d’optimisations. Participant régulièrement aux commissions organisées par la CGE, elles aspiraient avant tout à davantage de collaboratif et d’espaces d’échange. « La refonte a permis d’accélérer les interactions entre les membres, grâce à la mise à disposition d’espaces pour échanger des réflexions, des retours d’expérience, des bonnes pratiques. L’objectif était de permettre aux uns et aux autres d’aller plus loin et plus vite, de discuter, de créer et d’innover », note la responsable. Les commissions et autres groupes de travail ont ainsi pu rassembler et organiser dans les espaces collaboratifs leurs documents de travail, dans un outil accessible à tous et ergonomique. Les échanges ont pu être fluidifiés et facilités grâce à des outils intégrés permettant d’organiser des webconférences et des chats.

Consolider et exploiter la valeur des données
 

« La CGE joue également un rôle de représentation auprès des pouvoirs publics. Elle diligente chaque année, auprès de ses membres, un certain nombre de baromètres mais aussi d’enquêtes, dont certaines ont un caractère contractuel. Insertion des jeunes diplômés, part des étudiants internationaux, égalité femmes/hommes, handicap, ouverture sociale dans les grandes écoles… Les thèmes sont nombreux et variés. Ces enquêtes et baromètres constituent une véritable base de connaissances au service de notre rôle de représentation. Lorsque nous rencontrons des députés ou des journalistes, nous avons en mains des statistiques fiables qui nous permettent d’argumenter et d’être crédibles. Quel que soit le sujet (alternance, apprentissage, contrats de professionnalisation…), les données sont d’une richesse phénoménale. Et, avec le nouvel outil de gestion, elles se sont affinées » précise Isabelle Laurençot. « En effet, au lieu de générer de simples fichiers « à plat », l’applicatif métier permet désormais de réaliser des tirs croisés ainsi que des requêtes multi-fichiers. « L’applicatif métier est par ailleurs devenu suffisamment robuste pour héberger toutes les enquêtes que nous menons. Certaines d’entre elles étaient précédemment gérées sur des outils en « shadow IT », complète-t-elle.

Ne pas s’arrêter en si bon chemin : les prochains jalons de la CGE

Le projet a été divisé en deux parties : la partie applicative (outils de gestion) d’un côté et les espaces collaboratifs de l’autre. Pour des raisons de calendrier et de respect des contraintes liées à l’année universitaire, ce sont les outils collaboratifs qui ont été déployés en premier (fin 2018) avec, en toile de fond, les outils de gestion (lancés avant l’été 2020). Suite au succès des premières étapes, la CGE réfléchit à enclencher une nouvelle phase. Celle-ci concernerait, entre autres choses, son entrepôt de données, qui alimente le site web de l’association via des API. « Cette nouvelle tranche nécessitera un redimensionnement de notre site et la création de nouvelles API. Nous travaillons en effet avec des organismes nationaux comme France Compétences car nos écoles membres sont très demandeuses de reconnaissance de leurs formations pour bénéficier de financements éligibles à la formation continue. Nous imaginons des API pour que les informations circulent de manière plus fluide entre les différents acteurs de la chaîne de valeur. Nous réfléchissons aussi à couvrir, grâce à notre SI, des besoins RH internes », conclut Isabelle Laurençot.