En 2023, la solution d’Asset Management (gestion d’actifs) utilisée depuis plus de 20 ans par l’EUDA (European Union Drugs Agency) arrive en fin de support. Il faut alors la moderniser.
L’Observatoire européen des drogues et des toxicomanies, basé à Lisbonne, se tourne vers son éditeur historique Isilog. La mise à jour d’une version aussi ancienne du logiciel IWS utilisé s’avère impossible. L’éditeur les accompagne alors dans un projet de réinstallation complète du logiciel avec récupération et migration de l’ensemble des données.
Comme toutes les agences de l’UE, l’EUDA doit tenir un inventaire rigoureux de ses actifs (véhicules, mobilier, informatique, etc.) et de ses stocks. Elle utilise la solution d’Asset Management IWS d’Isilog pour cela. Déployé en 1998, cet outil n’avait jamais été mis à jour depuis. Cela présentait des limites de plus en plus évidentes en termes d’ergonomie et de sécurité. Lorsque l’éditeur cesse de supporter cette ancienne version, l’évolution devient inévitable. « Parmi les solutions envisagées, nous avons évidemment consulté Isilog. C’était d’autant plus pratique qu’ils connaissaient nos besoins et proposaient de nous accompagner de A à Z », explique Marco Costa, chef de projet EUDA.
Repartir de zéro sans interrompre l’activité
Une simple mise à jour s’avérant impossible, l’éditeur propose une réinstallation complète d’une version actuelle. Au passage, il s’agit de récupérer les données de l’ancien système, qui tournait sous Oracle, et de les migrer sous SQL Server, le tout sans interrompre l’activité. L’éditeur a donc proposé un accompagnement de 14 jours, dont plusieurs sur place à Lisbonne pour assister l’équipe dans l’opération. Il a mis en place« un double environnement de test et de production pour préparer notre nouveau système et s’assurer qu’il soit opérationnel tout en laissant tourner l’ancienne solution. Ils ont ainsi pu récupérer l’intégralité des 4 000 assets immobiliers présents dans la base et les recharger dans la nouvelle version», précise cette fois Miguel Mota, administrateur base de données, EUDA. Après approbation des contrôleurs de gestion, l’équipe projet a opéré la bascule vers le nouveau système en toute confiance.
Davantage de flexibilité au quotidien
En rénovant sa solution logicielle, l’EUDA a également modernisé ses processus et les postes de travail des opérateurs chargés d’inventorier les actifs. « Avant, nous disposions de lecteurs de codes barres reliés à des PC fixes pour inventorier l’ensemble de notre mobilier. Aujourd’hui, nous avons des scannettes disponibles en tout point du réseau interne qui nous permettent de gérer les actifs beaucoup plus facilement », conclut Bruno Martins, administrateur système, EUDA.
