La signature électronique s’ancre durablement dans les pratiques, portée depuis 2016 par le règlement européen eiDAS, qui se renforce cette année dans une nouvelle version.
De la signature dite « simple » – qui n’impose pas de vérification de l’identité et que l’on utilise, par exemple, pour souscrire à un forfait Internet – aux signatures « avancées » et « qualifiées » exigeant un certificat de vérification d’identité du signataire et dont se servent notamment les notaires ou les banques, le modèle électronique s’est imposé, porté par le règlement européen eiDAS. Pourquoi l’e-signature est-elle devenue indispensable aujourd’hui ?
Rodolphe Malaguti, Product Strategy & Transformation chez Conga, éditeur de la solution Conga Sign, répond que c’est en raison de plusieurs avantages offerts « en termes de facilité, rapidité, sécurité et efficacité dans de nombreux domaines ». Il met particulièrement en avant les gains de temps et d’efficacité : « La signature électronique élimine le besoin d’imprimer des documents, de les signer manuellement, puis de les numériser à nouveau. Cela accélère considérablement les processus, en particulier pour les transactions commerciales, les accords contractuels et les formalités administratives. »
Simplicité et gain de temps sont aussi remarqués par Michaël Lakhal, CPO de Signaturit Group, une LegalTech qui offre des services de confiance et de gestion des transactions numériques. Il relève l’avantage de la signature de documents en quelques clics, sans impression ni envoi postal, et « l’accélération des processus contractuels et administratifs ». À cela, il ajoute la flexibilité et l’accessibilité, puisque la signature est possible de n’importe où et à tout moment, sur ordinateur, tablette ou smartphone. Ce qui la rend « parfaite pour les nomades et les travailleurs à distance ».
Rodolphe Malaguti abonde dans le même sens : « La signature électronique permet aux
signataires de finaliser des transactions depuis n’importe où et à tout moment, à condition qu’ils aient accès à une connexion Internet. Cela facilite les transactions à distance et offre une grande flexibilité aux parties impliquées », explique-t-il.
Valérie Nassivera, P-DG de CertEurope, autorité de certification rachetée par Infocert et proposant dorénavant un portefeuille de solutions autour de la signature électronique, de la sécurisation des échanges, de l’identité numérique et de l’onboarding client, se réjouit : « Désormais, les signataires peuvent signer à toute heure et où qu’ils soient. Depuis un smartphone, un PC ou directement sur Internet, toutes les options sont possibles. Pour les entreprises ayant des employés à distance ou des bureaux à l’étranger, c’est une vraie valeur ajoutée. » Et de souligner qu’avec la solution GoSign, les utilisateurs peuvent envoyer des documents à signer en masse ou signer des liasses de documents électroniques en un seul clic. « C’est un vrai gain de temps de bout en bout pour les processus d’approbation. »
Autre atout de la signature électronique : la sécurité. « Les solutions de signature électronique avancées utilisent des protocoles de sécurité robustes pour garantir l’authenticité du signataire et la confidentialité du document. Certains systèmes intègrent également des fonctionnalités de suivi des modifications, renforçant ainsi l’intégrité du document signé. » La signature électronique repose sur des technologies de chiffrement garantissant l’intégrité du document et l’identité du signataire. « Elle permet la diminution des risques de fraude et de falsification », souligne Michaël Lakhal, qui pointe aussi le suivi aisé des documents signés et l’archivage numérique sécurisé.
En matière de conformité réglementaire, de nombreuses juridictions reconnaissent désormais la validité juridique de la signature électronique. « Les solutions de signature électronique avancées sont conformes aux normes et réglementations en vigueur, offrant ainsi une option légale et sécurisée pour la conclusion de contrats, notamment entre entreprises », rappelle Rodolphe Malaguti.
On terminera cette liste par deux bonus. Le premier est que la signature électronique permet la diminution de l’utilisation de papier et d’énergie. Enfin, dans des marchés de plus en plus compétitifs, la signature électronique est un indispensable pour garder un temps d’avance sur la concurrence. « Passer moins de temps sur l’administratif et réduire les délais d’approbation de certains contrats, c’est aussi parfois assurer une vente supplémentaire ou remporter un appel d’offre », remarque Valérie Nassivera de CertEurope.
Frédéric Brousse, directeur général France du poids lourd de la signature électronique
DocuSign, résume : « La signature électronique est devenue un outil essentiel pour simplifier les transactions, renforcer la sécurité et faciliter les échanges entre entreprises et signataires ainsi qu’entre l’État et les citoyens. Son utilisation a d’ailleurs explosé et s’est démocratisée ces dernières années. »
Des usages diversifiés
La signature électronique est devenue un standard dans de nombreux domaines, comme le souligne le dirigeant de DocuSign, notamment dans ceux des ressources humaines et de la finance. « Déjà démocratisée dans le domaine BtoB, la signature électronique s’étend de plus en plus dans les relations entre les entreprises et leurs collaborateurs, par exemple. De nombreuses entreprises ont un système d’information des ressources humaines (SIRH) avec la signature électronique intégrée. »
Microsoft dote ainsi ses équipes RH européennes de signatures et de certificats électroniques qualifiés et sécurisés du suédois ZealiD, applicables à l’onboarding des employés et aux documents RH. L’accès ménagé aux services de signature électronique qualifiée se conjuguent à la plateforme Adobe Acrobat Sign. Microsoft se pare ainsi d’un moyen efficace de vérifier l’identité des signataires. Il s’agit pour l’éditeur de pouvoir signer électroniquement ses contrats de travail, alors que les effectifs sont géographiquement dispersés, et d’autres documents RH sensibles en Europe. Outre la signature des contrats de travail, les autres documents comprennent notamment les accords de non concurrence et les accords de confidentialité.
Autre exemple : les compagnies d’assurance qui utilisent la signature électronique pour simplifier la souscription de contrats d’assurance ou des demandes de remboursement. Il suffit de se connecter sur un portail et de choisir la prestation désirée pour l’obtenir.
Signaturit liste plus globalement sept secteurs concernés par la signature électronique, à commencer par l’administration pour signer des demandes d’aides ou encore des déclarations fiscales. Le commerce en a besoin pour des contrats de vente, des bons de commande, des factures, etc. Les ressources humaines font signer des contrats de travail, des avenants ou encore des ruptures conventionnelles. La finance utilise quant à elle la signature électronique pour les mandats de prélèvement, les virements bancaires, les demandes de prêt, etc. Dans le domaine de la santé, les documents concernés sont les consentements éclairés, les ordonnances médicales ou encore les dossiers patients. Dans le domaine de la justice, listons les actes juridiques, les procurations, les assignations… En matière juridique, on parle cette fois NDA, contrats, etc.
Une utilisation aujourd’hui simplifiée
La simplification de la signature électronique résulte de plusieurs avancées technologiques et initiatives réglementaires. Voici quelques-uns des facteurs clés qui contribuent à la simplification de la signature électronique. Selon Rodolphe Malaguti, « de nombreuses juridictions ont établi des normes et des réglementations claires concernant l’utilisation de la signature électronique, définissant les exigences de sécurité et les critères de validité juridique. Ces cadres réglementaires contribuent à la confiance et à l’acceptation généralisée de la signature électronique. Le cadre eIDAS en est un bon exemple ».
En outre, les solutions de signature électronique intègrent désormais des technologies de sécurité avancées telles que la cryptographie asymétrique, garantissant l’authenticité du signataire et la sécurité du document signé. Ces technologies renforcent la confiance dans l’utilisation de la signature électronique. Par ailleurs, les plateformes de signature électronique sont largement accessibles en ligne, permettant aux utilisateurs de signer des documents à partir de n’importe quel endroit doté d’une connexion Internet. « Cela améliore la commodité et l’efficacité des processus de signature. Il n’est plus nécessaire de s’équiper d’un matériel spécifique et onéreux pour réaliser une signature. » Le responsable note aussi que les solutions sont souvent conçues pour être compatibles avec divers formats de documents et systèmes, « facilitant ainsi leur intégration dans les environnements informatiques existants. Cela permet aux entreprises d’initier des signatures électroniques depuis n’importe quel outil (Salesforce, Workday, etc.) ». Des plateformes comme DocuSign sont intégrées de manière native dans de nombreux systèmes, ce qui permet une génération automatique des documents, leur traçabilité et leur envoi pour signature électronique, souligne aussi Frédéric Brousse, de DocuSign. Ainsi, DocuSign offre près de 400 intégrations natives avec d’autres systèmes logiciels couramment utilisés, ce qui simplifie considérablement son utilisation pour les entreprises de toutes tailles et dans divers secteurs.
Enfin, il faut parler de l’intégration avec l’identité numérique : la signature électronique est souvent associée à des solutions d’identité numérique, permettant une vérification plus rapide et sécurisée de l’identité du signataire.
eIDAS 2, une identification sécurisée des citoyens
Une nouvelle version du règlement européen eiDAS devrait être adoptée cette année. Quel changement pour la signature électronique ? Dans sa version d’origine, le règlement déterminait trois niveaux de signature : simple, avancée et qualifiée. Dans sa nouvelle version, le texte prévoit également d’indiquer les exigences de sécurité et les normes applicables que devront respecter les signatures avancées pour prétendre à un tel niveau de sécurité au sein de l’UE.
Pierre Feligioni, P-DG de Signaturit Group, explique : « Elles devront établir un lien univoque avec le signataire et permettre de l’identifier. Les moyens qui permettront de les créer seront sous le contrôle exclusif du signataire (téléphone, PC…). Enfin, elles garantiront qu’aucune modification de l’acte signé ne pourra être effectuée. De même, des normes applicables seront ajoutées pour la signature et le cachet qualifié à distance et devront être respectées par tous les fournisseurs de services de confiance européens. Cette signature qualifiée à distance devra ainsi être identique à la signature avancée, mais avec en plus le fait de devoir reposer elle-même sur un certificat qualifié et être créée à l’aide d’un dispositif de création de signature électronique qualifiée géré par un prestataire de services de confiance qualifié. » Alors que le règlement eIDAS prévoit dans sa nouvelle version la création d’un portefeuille d’identité numérique, Rodolphe Malaguti, de Conga, rappelle qu’eIDAS 2 faciliterait la mise en œuvre de processus de vérification dans n’importe quelle industrie en se basant simplement sur la technologie qui lit l’e-ID des citoyens à partir de leurs portefeuilles numériques. « Ces portefeuilles électroniques permettront à leurs détenteurs de s’identifier avec leur téléphone portable, non seulement pour les processus en ligne mais aussi pour les processus en face-à-face (hors ligne) permettant l’accès à des services publics et privés. Il s’agit d’une opportunité pour les fournisseurs de signature électronique. Ce nouveau cadre doit permettre une identification sécurisée des citoyens européens. On peut donc tout à fait imaginer que, dans le futur, l’identification des signataires d’une transaction soit réalisée par ce biais, plutôt que via des certificats qui sont coûteux et requièrent un tiers de confiance », explique-t-il.
Pour Frédéric Brousse, de DocuSign, ce qui va profondément changer grâce à eIDAS 2.0, c’est cette notion d’identification et d’authentification. « C’est la justification de la preuve d’identité qui va permettre de valider un accord, via la signature électronique. Nous pensons que les notions d’identité et d’authentification numériques vont fusionner progressivement avec la notion de signature électronique, en particulier grâce à des technologies comme l’Identity Wallet de DocuSign. Les individus vont pouvoir signer automatiquement des documents importants grâce à la preuve de leur identité. C’est cette dernière qui va prévaloir. »
