Zéro-papier ou presque… car il subsiste des documents à valeur légale qui demeurent impérativement sous forme papier. Mais pour le reste, Ardisson Assurances a réussi le tour de force de tout stocker sous forme électronique via une application de GED (Gestion Électronique de Documents).
Avec quatre établissements implantés sur la Côte d'Azur, Ardisson Assurances est un agent général de la compagnie Generali, représenté par Monsieur Jean-Pierre Luciani. La structure est autonome et indépendante, même si elle est fondée de pouvoir par Generali et qu'il y a donc des obligations réciproques. C'est la compagnie qui a, il y a plus de 10 ans, favorisé le développement de structures multi-points de ventes, d'où l'émergence très précoce de l'idée de la GED, pour pouvoir gérer les documents à distance.
Gains de productivité majeurs
« J'ai également été président adjoint du syndicat des agents généraux Generali, en charge de l'informatisation », explique Jean-Pierre Luciani. « Mais j'appelais cela 'gains de productivité', car l'informatique, je n'y connaissais rien et nous étions effectivement à la recherche des gains de productivité. » Dès la mise en place de la solution, à la fin des années 1990, les bénéfices ont été tangibles, grâce à l'accessibilité ubiquitaire des contrats. « Lorsque le client téléphone à Nice et que l'agence est fermée, il tombe sur celle de Cagnes sans savoir qu'il est à Cagnes », ajoute Jean-Pierre Luciani. « Il nous fallait par ailleurs un outil nous donnant un avantage concurrentiel. La GED nous a beaucoup aidés en la matière ». Il est vrai qu'une seule personne gère les 1 400 sinistres annuels d'Ardisson Assurances, alors que dans la profession on considère qu'un bon rédacteur sinistres traite de l'ordre de 650 dossiers par an. « Ce résultat est au moins pour 50 % imputable à la GED », estime Jean-Pierre Luciani.
La solution
La solution retenue a été celle proposée par les Lyonnais de Novaxel. À l'époque, en 97-98, il y a bien eu une consultation du marché, mais pas de réel appel d’offres ; le projet a été mené au niveau agent, sans réelle implication de la compagnie. Aujourd'hui, pour des raisons techniques, seul le produit central, de GED, proposé par l'éditeur est installé chez Ardisson Assurances : les outils connexes, comme la gestion du workflow ou l'accès Web, par exemple, demeurent à l'état de projet. « Nous utilisons encore des outils d'ancienne génération, à base de serveurs Windows NT4, qui ne conviennent plus au groupe, que nous allons moderniser et qui nous donneront accès à des outils plus performants », précise Jean-Pierre Luciani.
« Citrixisation » en vue
Les postes de travail devraient bientôt être mis sous XenApp de Citrix et les fermes de serveurs seront alors gérées directement par Generali. Ceci permettra le redéploiement d'outils, notamment ceux de Novaxel. À ce moment-là, le nomadisme connecté sera devenu réalité : commentaires, photos et autres documents pourront être intégrés en ligne et en temps réel à la base.
Zéro papier
Même avec la version actuelle de ses outils, tous les sites étant en réseau, tous les collaborateurs Ardisson Assurances accèdent à tous les dossiers disséminés sur les divers serveurs. « Je n'ai plus aucun dossier physique dans mes agences », affirme Jean- Pierre Luciani. « Mais un audit ou un contrôleur de mon autorité de tutelle peut me demander les originaux de certains documents : d'une manière générale, tous les documents signés des clients (contrats, avenants) sont conservés en originaux sous forme papier, ainsi que ceux concernant les sinistres ». En revanche, tous les documents de production et les documents intermédiaires sont dématérialisés, ce qui représente environ 90 % de la masse.
Il existe à l'heure actuelle une démarche d'organisation standardisée de la dématérialisation des documents en direction de tous les agents généraux Generali. Le plus gros obstacle sera la reprise de l'historique, sans compter que par définition chaque agent est indépendant.
