L’Université de Lorraine a mis en place un environnement de travail collaboratif, s’appuyant sur un service de synchronisation et de partage de fichiers basé sur la solution Nextcloud, complétée d’une suite bureautique en ligne open source OnlyOffice.
L’Université de Lorraine est un grand établissement à caractère scientifique, culturel et professionnel, qui regroupe 9 collégiums (43 composantes d’enseignement) et 10 pôles de recherche (60 laboratoires). Composée de 3 900 enseignants-chercheurs et enseignants, 3 000 personnels administratifs et techniques et 60 000 étudiants, elle est répartie sur l’ensemble de la Lorraine.
L’Université de Lorraine étant répartie sur 54 sites dans 11 villes en région, le besoin d’outils collaboratifs est rapidement apparu et la direction du Numérique s’est trouvée face au défi de mettre en place un environnement de collaboration hébergé en interne. Comme l’explique Camille Herry, administrateur systèmes et réseaux à l’Université de Lorraine, « un élément essentiel du projet était que tout devait être hébergé sur les serveurs de l’université pour garantir la sécurité et la confidentialité des données de nos utilisateurs et ainsi assurer la protection du patrimoine scientifique et technique. »
Un environnement collaboratif avec Nextcloud et OnlyOffice
Après avoir déployé des services avec la GED sous Nuxeo, un wiki géré sous Confluence Atlassian et des espaces de stockage individuels basés sur ownCloud, la direction du Numérique décide de déployer un environnement collaboratif en optant pour Nextcloud, le logiciel cloud, libre et open source. Cette solution permet de stocker les données sur les serveurs de l’université et de les synchroniser sur les différents postes de travail. De cette façon, les utilisateurs peuvent accéder à leurs données depuis n’importe quel navigateur et depuis n’importe quel périphérique. De plus, Nextcloud rend possible l’intégration avec d’autres services web.
Différentes solutions ont été testées pour choisir une suite bureautique en ligne qui était censée compléter Nextcloud par des outils d’édition collaborative. Camille Herry justifie le choix de la suite OnlyOffice pour sa très bonne compatibilité avec les documents Microsoft Office, pour sa simplicité d’installation et d’administration, son ergonomie proche des solutions classiques qui facilite l’adoption des outils. S’y ajoutent la basse consommation de ressources en production et la mobilité et accessibilité des mêmes outils partout et indépendamment d’une machine utilisée. Autre atout aux yeux du responsable : le déploiement en auto-hébergement qui assure la conformité au RGPD, à la Politique de Sécurité du SI (PPSI) de l’État et la Protection du Patrimoine Scientifique et Technique (PPST). enfin, il évoque le coût raisonnable. L’Université de Lorraine a opté pour Integration Edition avec 200 connexions simultanées par serveur qui permet l’usage des outils d’édition et de coédition depuis l’interface des plateformes de travail collaboratif utilisées au sein de l’établissement telles que Nextcloud, Nuxeo et Confluence.
Les services d’édition collaborative, un réel atout pour le télétravail
Après la phase d’ajustement, le schéma suivant a été mis en place : un frontal web dans un VLAN public, deux machines hébergeant OnlyOffice Integration Edition et un serveur intégrant les services de base de données, Redis, NFS et RabbitMQ dans un VLAN privé. Actuellement, la plateforme de travail collaboratif est ouverte à tous les personnels administratifs et techniques et enseignants-chercheurs, ce qui représente environ 6 900 personnes. « Nos collègues apprécient surtout la fluidité, le confort d’usage, le gain de temps à l’édition en ligne sans avoir de client à installer. Là où, auparavant, le document devait être téléchargé, édité puis renvoyé sur le serveur, il peut désormais être édité à plusieurs, à distance et surtout simultanément, sans risque d’écrasement des modifications apportées par un utilisateur « , explique Camille Herry.
Ce service est d’autant plus d’actualité aujourd’hui que tout le monde s’adapte au travail à distance, ainsi que le souligne cette fois Sébastien Morosi, directeur du Numérique adjoint à l’Université de Lorraine : « Les services d’édition collaborative ont été un réel atout pour aider l’établissement à maintenir son activité pendant cette période de confinement sanitaire due au Covid-19.«
