L’association DAHLIR, qui favorise l’accès à la culture et aux loisirs aux personnes handicapées et vulnérables depuis 2012, numérise ses RH pour faciliter la gestion de l’administratif , des notes de frais et des plannings de congés alors que ses activités et ses effectifs croissent rapidement.
Au fil du temps, l’activité de l’association a pris de l’ampleur face aux demandes du terrain et à des partenariats solides. Elle embauche désormais 19 salariés répartis sur 5 départements (Cantal, Allier, Puy-de-Dôme, Haute-Loire et Loire), et a pour ambition d’ouvrir cette année deux nouvelles antennes dans les Hautes-Alpes et dans l’Ain.
« Gérer les besoins budgétaires, RH et administratifs d’une petite équipe n’est pas la même chose que gérer ceux d’une équipe de 19 personnes », témoigne Thibaut Fink, directeur adjoint de l’association. Il fallait à l’association « alléger à la fois la gestion des RH et les démarches administratives des salariés. A l’échelle de notre développement territorial et du nombre de collaborateurs, on s’est vite rendu compte de la nécessité de digitaliser tous ces process de manière à gagner en temps et en fluidité », ajoute-t-il.
Une solution collalorative
Adaptation à la taille de l’entreprise, simplicité d’utilisation, réactivité : l’association a trouvé la solution en mars 2018 dans un logiciel 100 % Web édité par Eurécia. Elle lui offre un portail RH qui centralise le dossier salarié et le bulletin de paye dématérialisé. Elle gère les congés et absences, facilitant la demande, la planification et le suivi des congés. Un module « Notes de frais » permet de déclarer les dépenses et diminuer le délai de remboursement. Un autre assure le suivi des heures de travail et pilote les activités. L’humeur des collaborateurs est mesurer via une fonction « Bien-être ».
Les chargés d’accompagnement, souvent sur le terrain, peuvent utiliser cette solution collaborative à tout moment depuis un smartphone, un tablette ou un poste de travail. » En dépit d’une moyenne d’âge autour des 35 ans, tous les collaborateurs ne possèdent pas le même niveau d’expertise en informatique. Nous avions réellement besoin d’un outil qui puisse leur faciliter la vie, plutôt que de la complexifier, et qui leur permette ainsi de gagner du temps », souligne Thibaut Fink.
L’ensemble des fonctionnalités de Zen est désormais utilisé au DAHLIR, mais le responsable se félicite que le logiciel ne soit pas figé : « Des améliorations y sont régulièrement apportées, ce qui est particulièrement utile et estimable. »
