Il va sans dire que le logiciel de gestion de la paie ne s’adresse qu’à des entreprises qui assureront la gestion de la paie en interne sans l‘externaliser auprès de comptables. D’après une étude Celge, 57% des entreprises préfèrent la solution internalisée. Le logiciel de gestion de paie est au cœur de l’organisation administrative de l’entreprise. Grâce à lui, on gagne en temps et en fiabilité. En effet, 40 % des litiges aux prud’hommes sont liés à la paie, grâce à une solution de gestion de la paie, on limite ces risques d’erreurs.
Avant de faire le choix de sa solution il convient de faire le point sur vos besoins et votre budget, tout cela se passe lors de la rédaction de votre cahier des charges. Avant cela, nous allons vous expliquer quelles sont les fonctionnalités d’un logiciel de gestion de la paie et comment le choisir.
QUELLES SONT LES FONCTIONNALITES DU LOGICIEL DE GESTION DE LA PAIE ?
Une solution de gestion de la paie permet :
• la création et la gestion des fiches des salariés
• d’établir les bulletins de paie
• de régler les salaires et les charges sociales
• d’éditer les certificats de travail, livre de paie, etc.
• de faire les déclarations de charges sociales et déclarations de fin d’année
• de gérer le paramétrage des primes et des heures supplémentaires
POURQUOI UTILISER UN LOGICIEL DE GESTION DE LA PAIE ?
Si vous êtes moins de 10 salariés dans votre entreprise, il est peut-être encore un peu tôt pour penser à une solution internalisée de gestion de la paie. Cependant, au-delà cela peut commencer à devenir intéressant pour vous.
En effet, lorsque votre gestion de la paie est externalisée, vous devez fournir au comptable toutes les informations relatives à chacun de vos collaborateurs. Vous devez rassembler les informations tous les mois et cela est une importante source d’erreur et une grande perte de temps.
Avec une solution de gestion de la paie vous n’aurez plus besoin de répéter ce type d’opération tous les mois. Vous pourrez devenir votre propre expert-comptable avec des solutions simplifiées. Vous aurez accès à des reporting et des tableaux de bords pour avoir du recul sur ce que vous faites. Le logiciel vous aidera non seulement à gérer les paies en fin de mois, mais aussi tout l’aspect de la gestion administrative de l’ensemble de vos salariés.
QUELS SONT LES POINTS D’ATTENTION LORS DU CHOIX DE SON LOGICIEL DE GESTION DE LA PAIE ?
INTEGRATION AUX SYSTEMES D’INFORMATIONS
Il faut que vous fassiez le choix d’un logiciel qui s’interface avec votre comptabilité et qui génère automatiquement en fin de mois les journaux d’écriture de paie et de le reporter directement dans votre logiciel de comptabilité. Cela permet de gagner du temps et d’éviter les risques d’erreurs.
De plus, 52% des entreprises veulent une solution qui se combine facilement à leur logiciel de gestion des ressources humaines. Le mieux est un logiciel qui vous permet de travailler facilement à la fois avec la comptabilité et les ressources humaines.
MISES A JOUR ET ADAPTABILITE A LA COMPLEXITE DE LA PAIE
La règlementation en matière de paie est susceptible d’évoluer rapidement et il faut pour cela un logiciel flexible qui ne soit pas pris au dépourvu. Vous devez vous assurer du sérieux de votre éditeur et vérifier qu’il se plie bien à l’évolution des règles en mettant à jour on application.
SIMPLICITE D’UTILISATION ET ERGONOMIE
Le logiciel de gestion de la paie doit être riche en fonctionnalités mais aussi rester simple à utiliser. Il est important de pouvoir rentrer les données nécessaires et réaliser les opérations facilement. Vous aurez besoin d’une interface claire et fluide. L’idéal est que vous puissiez personnaliser la solution en fonction des caractéristiques qui sont propres à votre entreprise.
PERENNITE DE LA SOLUTION DE GESTION DE LA PAIE
Certains de vos collaborateurs seront amenés à passer beaucoup de temps sur le logiciel de gestion de la paie. Il est donc primordial que vous vous assuriez de la pérennité de votre éditeur, il faut qu’il soit capable d’accompagner vos besoins pendant plusieurs années. Le logiciel devra pouvoir s’adapter à votre évolution.
N’oubliez pas que dans chaque nouveau projet SI, la formation est une étape importante pour vos collaborateurs et le bon fonctionnement du logiciel.
En plus de limiter les risques d’erreurs, les solutions de gestion de la paie permettent aussi de se libérer du temps pour se concentrer sur des tâches plus génératrices de valeurs comme la formation ou encore le recrutement.
