Netapsys développe l'outil de pilotage financier des budgets de la recherche du CHU de Nantes

Pour rationaliser la gestion des projets et du financement de la recherche, pour se doter d'outils analytiques et rendre des comptes plus efficacement, le bureau de recherche du CHU de Nantes passe d'Excel à une solution dédiée, basée sur des standards de l'open source, développée par Netapsys.

Besoins

L'activité de recherche clinique est importante pour le CHU de Nantes qui mène en permanence et de front plus d'une centaine d'études cliniques en tant que promoteur, et suit plus de 800 dossiers recherche. La gestion budgétaire de cette activité affiche une nette différence avec les activités de médecine traditionnellement menées par un centre hospitalier. Actuellement le suivi budgétaire des recherches gérées par le Bureau Recherche est réparti sur plusieurs centaines de fichiers Excel. Les outils dont dispose le CHU de Nantes ne sont plus adaptés au volume d'essais dont il a la charge. Dans le même temps, les acteurs de la recherche sont confrontés à une obligation de rendre des comptes et de justifier les affectations des budgets. Ces contraintes nécessitent d'adopter une stratégie à plus long terme, d'où la nécessité de disposer d'un outil performant.Suite à une première démarche de recherche d'une solution logicielle parmi les produits existants, aucun outil ne s'est révélé satisfaisant et le Bureau Recherche a donc lancé un appel d'offres qui a abouti à la sélection de Netapsys. « Dans sa réponse, Netapsys nous a proposé une offre qui correspondait à nos attentes d'utilisation et d'évolution, mais également à nos contraintes de délais », précise Marie Lebigre, responsable assurance qualité de la cellule de promotion de la recherche clinique du CHU de Nantes. « Ils ont une expérience significative dans le domaine public et la finance et ont montré de la motivation à travailler avec nous. » Les attentes du Bureau Recherche du CHU de Nantes se traduisent par le développement d'une solution de gestion des programmes de recherche dans leurs aspects financiers. Elle porte sur le montage et le suivi des budgets, la gestion financière, l'affectation des personnels de recherche sur les études, l'analytique, ainsi que le rendu des comptes. De la comptabilité à la Business IntelligenceLe système développé est basé sur un raisonnement comptable de saisie et d'extraction des informations, mais avec plus de souplesse pour réaliser une comptabilité analytique. A l'inverse, l'adoption d'une comptabilité publique classique aurait été trop contraignante par rapport aux besoins du Bureau Recherche.En effet, au delà du suivi budgétaire, le système doit gérer également les entrées de recettes, ainsi que l'imputation des dépenses dans une approche analytique. La ventilation des budgets va permettre de croiser les données par unité financière ou par projet et offrir des fonctionnalités de Business Intelligence. La phase d'audit, courte et lourdeLe CHU de Nantes a imposé à son prestataire un délai de réalisation très court, six semaines, pour la phase initiale de spécifications. Comme le constate Marie Lebigre, « on ne se prépare jamais assez ! La partie informatique n'est pas la plus difficile, c'est plutôt l'implication des personnes autour du projet. » Cette première phase a consisté à identifier les besoins complexes des utilisateurs et a révélé les impacts sur l'organisation du travail… D'où le nécessaire accompagnement de Netapsys dans la conduite du changement, sur la formation et la maintenance.Les attentes sur le futur logiciel sont à l'image de l'ambitieux projet : une efficience accrue de tous les services, avec un gain de temps par l'automatisation et une limitation des risques d'erreur, une capacité d'analyse plus grande qui s'appliquera sur l'ensemble du périmètre du logiciel. Le cahier des charges a été l'occasion pour la cellule de mener une réflexion sur ses pratiques et de revoir certains aspects de son fonctionnement. Le CHU envisage déjà de partager cette innovation avec les autres hôpitaux, qui pourront éventuellement acquérir l'application, ce qui devrait soulager l'investissement consenti...Le projet est actuellement en fin de période de spécification. Le premier lot applicatif sera livré fin février 2009, et la maintenance applicative pourra durer jusqu'à cinq ans.