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Trophées de la transformation numérique – Urgo adopte la signature électronique pour ses contrats de vente

Lauréat CommerceTROPHEES_2ndXcoPRIX

Urgo équipe ses forces commerciales de terrain d’une solution mobile pour générer en pharmacie des contrats de vente, signature électronique comprise.

 

Dématérialiser les contrats de vente pour ses commerciaux itinérants, voilà l’ambition des laboratoires Urgo pour son pôle Santé qui regroupe les soins des pieds, des mains, des plaies (Urgo) et des affections respiratoires (Humex) ainsi que les suppléments vitaminiques (ImmunoStim et Alvityl).

STYLISTIC_Q702_rFini les traditionnels PC portables pour la centaine de commerciaux, équipés depuis fin août 2014 de PC hybrides, des Fujitsu Stylistic Q702, avec tablette tactile détachable tournant sous Windows 8.1, Outlook et suite Office compris. Ainsi pourvus de matériel dernier cri, les vendeurs de terrain font la tournée des pharmacies, 20 000 sont clientes directes d’Urgo sur les 22 000 existantes en France, et font la démo en images, photos et vidéos, de leurs produits. Sur leurs tablettes également leurs books interactifs, contenant déroulés de visite et arguments principaux de vente. En point d’orgue final et en cours de mise en place, la génération des contrats de vente en s’appuyant sur des modèles PDF. Ceux-ci sont complétés par des données du CRM local et des formulaires de saisie générés dynamiquement.

Dans les mois qui viennent*, ces documents pourront être signés électroniquement, à l’aide d’un stylet, la certification et l’archivage étant assurés par OpenTrust. C’est MCNEXT, en partenariat avec OpenTrust, qui a été choisi pour le développement de cette application de signature électronique. Réactivité, adaptation aux demandes spécifiques, capacité à proposer une ergonomie et une couche cosmétique apte à séduire des équipes de terrain avant tout dans l’opérationnel : autant d’atouts qui ont séduit Urgo et Laurent Chauvenet, son responsable du pilotage commercial Opérations Pharmacie France.

Laurent Chauvenet
Laurent Chauvenet

Un gain en temps de visite

La solution de signature électronique a vocation à profiter aux commerciaux. Parmi ses avantages : simplifier leurs tâches administratives et la gestion du papier – un travail plutôt fastidieux. Jusqu’ici, seule la commande était envoyée d’un clic et directement intégrée dans l’ERP (SAP) du groupe mais la gestion des contrats de vente restait artisanale. « Un sacré confort pour les forces de ventes, et pour le service clients au siège », indique Laurent Chauvenet. Mais c’est aussi autant de temps gagné pour le consacrer à la vente : « Nous n’avons pas d’idée des ventes supplémentaires que cela va générer, mais cela va se chiffrer en temps de visite et en temps administratif. Sur le moyen terme, l’application est rentabilisée », poursuit-il. Ce sont des dizaines de milliers de contrats, de conditions générales et particulières de vente, qui vont ainsi être signés avec les pharmaciens, à hauteur de 40 000 à 50 000 par an ! Un nombre très important de documents qu’il va falloir conserver une dizaine d’années.

Un code d’identification unique

Sur demande de la direction juridique, Urgo a demandé à MCNEXT de développer un système d’identification à clé, « ce que l’on appelle un secret partagé », précise Laurent Chauvenet. « On envoie par courrier à nos clients, suite à un mail, une clé de codification unique, pour s’assurer de l’identité des signataires et éviter toute contestation éventuelle du contrat. Après signature, le contrat est envoyé par mail au client sous forme PDF, contenant les bonnes cases cochées en termes d’engagement de volume, de délai, etc. »

Les commerciaux : utilisateurs pilotes et référents

Lors du renouvellement de l’outil de prise de commandes en 2014, Urgo a largement fait participer ses commerciaux, une dizaine d’entre eux, à la mise en place de l’application en les faisant s’exprimer sur leurs besoins et en les impliquant dans la rédaction des cahiers des charges. Ces mêmes commerciaux ont ensuite été sollicités comme testeurs durant la phase de pilotage élargie pour détecter les anomalies notamment. L’application une fois déployée sur l’ensemble du réseau, ils ont alors fait office de formateurs. Ce même mode opératoire sera utilisé lors de la mise en place de l’application de signature électronique.

 

* Enquête réalisée en mars 2015.

 

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Juliette Paoli