Un contrat cadré par des obligations partagées

Dans tous les cas, un contrat spécifique encadre l’archivage externalisé. Il prévoit les fonctions de l'archivage et précise les responsabilités du tiers : disposer d'une capacité de stockage suffisante, assurer la fiabilité du système, garantir l'intégrité des données, permettre la restitution des archives, s’assurer contre les risques d'archivage, se soumettre à la confidentialité des données et permettre un accès direct et sécurisé au client. L’obligation qui pèse sur le tiers archiveur est en général une obligation de moyens. S’il y a obligation de résultat, la faute du prestataire est alors présumée dès lors que le résultat attendu n'est pas atteint. Le donneur d’ordre est pour sa part tenu de contrôler les fichiers envoyés, s’assurer notamment que leur contenu est en conformité avec les lois en vigueur au jour du dépôt. Sans oublier la rémunération du tiers archiveur, contrepartie du service d'archivage fourni, déterminée en fonction des durées de conservation des données à archiver et de leur volume.Au-delà de la négociation commerciale et des grilles de dégressivité, les prestations ont un coût moyen. Une facture conservée pendant 10 ans, par exemple, coûte entre une vingtaine de centimes et quelques centimes d’euro selon la quantité et le poids de la facture en elle-même. Un bulletin de salaire conservé pendant 50 ans coûte de soixante-quinze à une quinzaine de centimes, toujours selon la quantité en jeu. Erreurs de manipulations, obsolescence des supports, problèmes de transmission des données, bugs sont autant de sources possibles de dommages. A moins de disposer d’un contrat d'assurance pour bénéficier d'une protection quasi-totale en cas de sinistre chez le tiers archiveur, l’évaluation des risques n’est pas toujours simple à faire. Dès lors, les prestataires misent sur le service pour faire valoir la qualité de leurs infrastructures. “Nos prestations nous permettent de garantir une disponibilité de services SLA à 99,8 ou 99,7 % selon que l’on dépose ou que l’on consulte les archives”, souligne Charles du Boullay. “Dans la réalité, on approche les 100 %, mais il faut quelquefois arrêter les services pour effectuer de la maintenance, de préférence la nuit. Ce niveau de services nous engage à hauteur du préjudice que subirait le client en cas de pénalités liées à de la perte de données : si le client est condamné de notre fait, nous sommes associés à cette condamnation. Ce type d'engagement rend un tiers de confiance crédible et démarque ses offres de celles que l’on peut trouver dans les solutions de stockage en ligne”.