Lauréat Direction Générale
La DSI et la direction opérationnelle du Groupe hospitalier Paris St-Joseph (GHPSJ) ont multiplié, main dans la main, les chantiers numériques afin d’optimiser l’usage des équipements et d’améliorer l’accueil des patients. Principaux projets réalisés : tableaux de bord décisionnels, numérisation des dossiers clients, économie d’énergie de l’IT, portail d’information pour les patients.
Le GHPSJ est un hôpital privé à but non lucratif, situé dans le 14e arrondissement de Paris. 25 spécialités médicales et chirurgicales y accueillent et soignent près de 200 000 patients par an. Effectifs : plus de 2100 personnes pour plus de 600 lits.
Optimiser l’occupation des lits et les urgences
« L’objectif, explique Olivier Boussekey, DSI du groupe hospitalier, est de réunir toutes les données, afin d’avoir une vision à 360. Car tout est lié et fonde le parcours du patient : urgences, bloc opératoire, examens, usage des médicaments. Nous le faisons étape par étape. » Dans le puzzle hospitalier, en effet, les services sont interdépendants.
Paris St Joseph
Afin de mettre en place des tableaux de bord, l’hôpital faisait faire un diagnostic par Ai3, Conseil et intégrateur fin 2013. L’analyse de l’existant et des besoins amenaient à détecter 8 chantiers. Le prestataire Ai3, pure player des technologies Microsoft, déploie les outils décisionnels de l’éditeur : un environnement SharePoint, avec croisement des données et restitution dans Power Pivot et l’exportation de celles-ci dans Excel 2013.
Une priorité était d’optimiser l’occupation des lits, des plannings du personnel et de fournir au comité de direction des tableaux de bord indispensables au contrôle de gestion. La solution a été déployée à l’été 2014. « La connaissance détaillée des mécanismes nous a permis d’augmenter le nombre de patients hospitalisés et d’atteindre un taux d’occupation moyen de l’ordre de 95 % » explique le DSI.
Les Urgences, qui accueillent en moyenne 40 000 personnes par an ont été analysées. « L’analyse des données nous a permis d’adapter les ressources. Le résultat est la diminution du nombre de passages d’une durée supérieure à 4 heures aux urgences : elles sont passées de 57% du total à 56%. Cela a permis l’accueil de 8% de patients en plus », indique Olivier Boussekey.
Le chantier suivant a concerné les équipements d’imagerie médicale : 5 salles de radiologie- imagerie, avec 2 scanners et 3 IRM. Ces équipements coûteux doivent être utilisés avec le minimum de temps morts. Le laboratoire, la gestion des médicaments font l’objet à leur tour d’une mise en place des indicateurs.
« Réussir à collecter les données, les exploiter, les valider, les analyser est un travail permanent » reconnaît le DSI. Le résultat est « assez unique » : « un pilotage des recettes et des séjours est souvent mis en place, mais pas sur un périmètre aussi large ».
Bilan ? L’amélioration de la rotation des patients. La DMS (Durée moyenne de séjour) est passée de 6 jours à 5 jours en 3 à 4 ans. « Nous pilotons cet indicateur de façon mensuelle, à 0,1 ou 0,2% près », précise le DSI. En 2015, l’hôpital a pu accueillir 5 % de patients de plus que l’objectif, et permettre 55 000 séjours. L’optimisation des tableaux de bord y a certainement contribué.
Un hôpital vert
En 2014, la DSI opte pour la mise en place de la solution MES (Managed Energy Services ) de Toshiba, permettant de mesurer puis de réduire la consommation d’énergie de postes informatiques. Il s’agit de planifier de manière centralisée la mise hors tension des appareils ainsi que l’heure à laquelle les machines sont rallumées. La facture énergétique a été réduite de 27€ par an et par PC. L’économie totale pour le parc de 1800 PC représenterait donc environ 48 000€ par an.
Numérisation et archivage des dossiers patients
Pour chaque consultation, le dossier du patient est mis à la disposition du médecin. Visant le zéro papier l’hôpital a mis en place en 2014 un système d’archivage centralisé dédié aux dossiers des patients. Chargé de la mission, la société Numen a réalisé le plan de classement et l’implémentation d’une solution d’échanges et d’archivage électronique. Dans le même temps, ont été mis en place des ateliers de numérisation des dossiers actifs. Pour la reprise des archives existantes, un atelier de numérisation temporaire traite et indexe jusqu’à 50 000 pages par jour. Plus de 6 millions de pages sont accessibles à ce jour.
Portail d’accueil des patients
2016 sera l’année du portail patients. Au sein de son « Centre de santé », un accueil sur internet élaboré est déjà en place depuis fin 2015. Il permet notamment la prise de rendez-vous. En ce début d’année, le portail du Groupe hospitalier Saint Joseph se met en place. L’objectif est de préparer au maximum l’accueil du patient, sur le modèle explique Olivier Boussekey, d’ « un passager qui arrive à l’aéroport, déjà muni de sa feuille d’embarquement ».
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