Accueil Trier avant de conserver

Trier avant de conserver

Tous les prestataires ne partagent pas cette vision : à l'instar du papier, les courriers électroniques doivent être traités comme des archives. Les acteurs impliqués dans la gestion de la messagerie ont d’ailleurs des approches similaires, principalement axées sur la productivité, le ROI et la conformité avec la législation en vigueur, en France et ailleurs. “Il est désormais nécessaire d'intégrer le mail dans une politique d'archivage globale au même titre que les autres documents (courriers, factures, contrats, etc.) garantissant l'unicité d'un référentiel documentaire aux utilisateurs”, souligne Olivier Rajzman, directeur France de Docuware. “L'adoption par les services informatiques d'un logiciel dédié à sa seule conservation peut difficilement être comparé à un véritable logiciel d'archivage traitant l'ensemble des flux de l'entreprise et s'intégrant dans le système d'information. L'archivage d'un mail doit être une opération simple et rapide sous la responsabilité de l'utilisateur, à même de juger de la valeur et de la criticité de son contenu. Cette opération, réalisée depuis le logiciel de messagerie, pourra être manuelle (mail par mail) ou automatique, et, dans tous les cas, assistée par une pré indexation paramétrable. La recherche d'un mail reste également un enjeu de taille, et doit pouvoir être réalisée à la fois depuis la GED, mais surtout depuis le logiciel de messagerie”. “L’archivage électronique avec une indexation adéquate offre une solution qui apporte gain de place et rapidité d’accès à l’information, confirme Marc Vandeveken, analyste et responsable du développement commercial chez Iris. “Bien qu’utilisables seulement pour l’archivage, ces solutions sont le complément idéal d’une gestion documentaire de documents vivants offrant ainsi une solution complète gérant tout le cycle de vie de l’information. Déterminer quels mails doivent être archivés, à quel moment, avec quelles clefs d’index associées, pendant quelle période de rétention et dans quel cadre législatif, permet d’affiner une approche globale”. Mathias Dievart, directeur stratégie et développement de Cimail, voit pour sa part sous deux angles les approches clés de l'archivage de la messagerie : “les mails et les tchats. Pour la DSI, l’archivage de la messagerie est une réponse au problème de stockage des messages, qu’ils soient instantanés ou sous forme de mails, lequel stockage représente un coût significatif en termes d’infrastructure et d’administration. Pour les fonctions métiers (DAF, DRH, etc.), l’archivage permet de sécuriser les échanges électroniques qui croissent de façon exponentielle tout en structurant l’information et en responsabilisant les expéditeurs lors de l’envoi de données à l’extérieur. Il permet également d’enrichir l’élément de preuve en cas de contentieux”. Vincent Garandeau, sales Specialist archive chez EMC insiste sur la nécessité “de réunir les différents corps de métier de l’entreprise (service juridique, finance, RH ) afin de cerner toutes les réglementations à respecter, les bonnes pratiques applicables à l’entreprise afin de pouvoir définir une politique d’archivage exhaustive couvrant tous les besoins en termes de rétention de l’information. Il est conseillé d’accompagner cette démarche par les conseils d’un avocat spécialisé. En tout état de cause, l’utilisation d’un système d’archivage de messagerie doit être mentionné dans la charte informatique et l’usage personnel de la messagerie doit être précisément décrit”. “Les informations transmises par email ne sont généralement pas enregistrées à un autre emplacement, et restent dans la boîte de messagerie des expéditeurs ou des destinataires”, constate Stéphane Bec, directeur technique de Watsoft. “Au fil des années, les emails ainsi cumulés constituent un ensemble de connaissances unique en termes de volume et de qualité. En mettant en place une solution d’archivage des emails, tout type d’organisation est en mesure de sécuriser ces connaissances sur le long terme et de les exploiter efficacement. L’archivage d’emails leur procure des avantages en termes de coûts et de compétitivité, une mise en conformité avec les exigences légales et leur protection face aux risques de contentieux juridiques”.