Panacher les méthodologies

Si les éditeurs de solutions s’accordent sur la nécessaire pertinence d’une politique d’archivage, ils recommandent aussi de ne mettre en oeuvre cette politique que pour les messages professionnels qui reflètent les activités de l’entreprise et formalisent les différentes étapes d'une tâche, d'une décision ou d'une procédure. Autrement dit, appliquer les règles de conservation qui existent déjà pour la correspondance papier. “Il faut établir une politique d’archivage par défaut applicable à tous les utilisateurs et traiter ensuite les cas particuliers par groupe métier afin d’assurer une bonne pérennité de ce paramétrage au fil du temps”, conseille Vincent Garandeau. Selon lui, le logiciel d’archivage doit permettre de capturer et d’archiver les emails entrants et sortants soit en temps réel sans action possible de l’utilisateur, soit en s’appuyant sur une planification (une fois par jour par exemple) permettant aux utilisateurs de faire le tri avant l’archivage de leurs emails, soit encore à travers une action manuelle qui met à contribution chaque utilisateur. La souplesse des solutions se mesure à la possibilité de panacher ces différentes méthodologies de façon à pouvoir traiter tous les scénarios. Il existe de fait une forme de responsabilité dans l'archivage des courriers électroniques : dès lors qu’on lui a fourni toutes les explications nécessaires, c'est à l'expéditeur ou au destinataire d'être garant du tri de ses messages en respectant les règles établies par l’entreprise. Selon les solutions, l’archivage demande parfois certains développements à réaliser au sein des clients de messagerie, notamment l’encapsulation des métadonnées avec le message lui-même, de façon à conserver l’intégrité des informations, voire de les enrichir pour une meilleure indexation. Mais le processus d’archivage nécessite toujours en aval un système centralisé qui permet de recevoir les emails destinés à être conservés. Attention, met en garde Olivier Rajzman, certains éditeurs ne traitent que partiellement l'archivage des mails, c'est pourquoi il est nécessaire d'être vigilant et de s’assurer de l'adéquation des besoins avec les fonctionnalités du logiciel. “Les questions sous-jacentes sont nombreuses : compatibilité avec l'outil de messagerie (Notes, Exchange, Open Source) ? La valeur probante du mail archivé ? Son format d'archivage ? La gestion des doublons ? Comment est gérée la confidentialité ? Comment s'effectuent le classement et la recherche des mails ? Le mail et ses pièces jointes sont-ils consultables facilement, dans le même fichier indexé ? L'accompagnement par un intégrateur expérimenté ou un cabinet de conseil est une garantie supplémentaire de succès, tant dans l'assistance au choix du logiciel que durant son déploiement”.