«Au-delà du risque juridique lié à la notion derecords management, il y a le risque de perdre une information qui peutse révéler très importante pour l'entreprise dans les années futures»,insiste de son côté Jean-Marc Rietsch, président de la Fedisa «Il y aégalement le risque de non-utilisation du potentiel de toutes lesinformations qui ne sont pas archivées on se prive alors des avantagesdu numérique et de l'exploitation de données qui permettent à uneentreprise de gagner en compétitivité. Autant d'écueils qui incitent àne jamais déconnecter l'archivage du système d'information del'entreprise : SI, sécurité, gouvernance, aspects réglementaires etarchivage sont intiment liés». Il faut également évoquer le scénariodans lequel les données ont techniquement été bien archivées, mais dontl'accès n'a pas été optimisé pour les moteurs de recherche et quirestent donc introuvables, ou encore les données qui ne sont pas ou pluslisibles ni intelligibles. Autrement dit, celles qui n'ont pas bénéficiéd'un archivage pérenne dont la caractéristique est de pouvoir conserverdans le temps des documents, quels que soient leurs supports (physiqueou électronique), en garantissant qu'ils ne seront pas altérés demanière accidentelle ou volontaire.
Autre danger, des documents archivés qui sontdétruits trop tôt parce que les besoins de conservation ne sont pasgérés correctement dans l'entreprise. «Si l'archivage n'est passécurisé, c'est le genre de mésaventure qui peut coûter cher», confirmeJean-Louis Sadokh. «A chaque document est associée une durée deconservation, que ce soit la facture, le bulletin de paie ou le contrat,et il est important de garantir l'intégrité de ces données pendant toutela durée de conservation légale». Inversement, il arrive qu'uneentreprise conserve trop longtemps des documents inutiles, quiencombrent son espace de stockage et font grimper la facture. Sansparler de documents sensibles qui auraient dû être détruits et quipeuvent s'avérer nuisibles à l'entreprise s'ils sont un jour exhumés audétour d'un contrôle ou d'un audit. «La CNIL impose également un droit àl'oubli en cas de contentieux : les données concernant un tiers impliquéne peuvent être conservées plus de 5 ans», rappelle Jean-Louis Sadokh.
