L'impact de la numérisation

Beaucoup d’acteurs s’accordent sur une approche articulée autour de l’importation, la reconnaissance, la vérification et l’exportation des documents. Dans ce circuit, la numérisation prend une place capitale pour intégrer les documents papier. Elle met en jeu de l’OCR ou de la RAD, des outils de traitement des images et d’indexation. “La numérisation doit être adaptée en fonction du type de document, de la destination du fichier créé et de la stratégie de numérisation (centralisée / décentralisée)”, explique Nicolas Malen, chef de produit GED Canon France. “La qualité et le volume des originaux permettent de déterminer le matériel de numérisation. La destination des documents permet de choisir le format de fichier et la définition la plus adaptée. Il faut aussi considérer le prétraitement des documents de mauvaise qualité, ou avant une indexation automatisée : il s’agit d’améliorer la qualité de l’image numérisée (redressement, nettoyage des pixels parasites, suppression des bords noirs, amélioration du contraste, suppression du fond, etc.). Pour ce qui est de l’indexation, dont le but est d’associer les informations de classement au fichier, elle peut être manuelle ou automatique. C’est l’indexation qui va permettre l’intégration des images scannées vers un référentiel ou un processus métier”. Pour Philippe Leroy, regional director, Southern Europe MFP & OEM imaging sales chez Nuance, la technologie utilisée lors de la numérisation doit impérativement reposer sur un moteur de reconnaissance de caractères et de conversion précis et rapide. “Cette conversion se fait vers les fichiers PDF ultracompacts et autorisant les recherches mais aussi vers des formats TIFF, JPEG et Microsoft Word & Excel” explique-t-il. “La sécurité est aussi un élément majeur qui doit être assuré par la possibilité de crypter les documents pour protéger les informations sensibles ainsi que l’envoi depuis des comptes authentifiés fournissant un chemin d’audit complet. Une autre étape clé de la numérisation est le traitement documentaire à forte valeur ajoutée : traitement de formulaires, acheminement, extraction, classement, indexation et archivage avancés en une seule étape. Ces tâches sophistiquées automatisent la saisie des données permettant ainsi des gains importants en termes de productivité et de précision”.